Como as empresas portuguesas estão a trabalhar remotamente

A força das circunstâncias assim o exige. Numa tentativa de conter a propagação do COVID-19, também conhecido como Coronavírus, grande parte das forças de trabalho encontram-se em casa a trabalhar para manter as operações a andar.

A situação apanhou muitas organizações desprevenidas e sem saber exatamente o que fazer. Para muitas empresas existe o conceito de que se ninguém estiver no escritório, o negócio pode parar.

Nos últimos tempos, as empresas têm assistido a uma mudança na forma de trabalhar. Há mais mobilidade, os colaboradores até podem passar mais tempo fora do escritório, mas o trabalho remoto, ou teletrabalho, não chegou à larga maioria das organizações.

No caso da PHC Software, Ricardo Parreira (na fotografia à esquerda), CEO da empresa, refere que “o trabalho remoto já era uma realidade”, adotando uma “metodologia própria e com regras definidas”, onde os colaboradores “não tinham uma avaliação de desempenho negativa” e a função permitia que o trabalho remoto fosse uma realidade.

Rita Cadillon, Diretora de RH da Primavera BSS, explica que os colaboradores da empresa já tinham a possibilidade de trabalhar de forma remota. “Todos [os colaboradores] têm as condições para o fazer e todos utilizam, mas obviamente uns mais do que outros porque há colaboradores que preferem ter a rotina de sair de casa e de estar em contacto direto com as equipas”, indica.

Hélder Bastos, Managing Director da Asus Portugal, explica que “enquanto empresa tecnológica” que sempre encararam o “teletrabalho como uma oportunidade de aumentar a motivação e a produtividade”. Neste sentido, desde 2008, ano em que a empresa se estabeleceu em Portugal, que “o teletrabalho tem vindo a ser praticado por cerca de 90% dos colaboradores nas mais variadas situações”.

Serviços presenciais no mínimo

Com a necessidade de existirem medidas de contenção do COVID-19, as empresas alteraram a sua forma de trabalhar. No caso da GSTEP, onde a equipa não trabalhava a partir de casa como atualmente, todos os 45 colaboradores se encontram em teletrabalho. Carlos Cardoso, CEO da GSTEP, afirma que, atualmente, não há nenhum colaborador a trabalhar nas instalações da empresa.

A Primavera também não tem ninguém nas instalações da empresa; “até o atendimento telefónico e o suporte informático conseguirmos transferir para home office”. No entanto, diz Rita Cadillon (na fotografia à direita), se for necessário, há “sempre alguém de prevenção que se pode deslocar aos escritórios da empresa”. 

Na PHC, dos 207 colaboradores, 96% encontra-se em trabalho remoto, fruto das medidas adotadas. “Estamos a eliminar todo o contacto físico desnecessário e reuniões são apenas permitidas remotamente”, refere Ricardo Parreira. Os restantes 4% encontra-se nas instalações da empresa que “pelas suas funções têm de estar presentes”. “Estas pessoas rendem-se por escalas, de forma a garantir a continuidade do trabalho. Está também sempre presente um administrador da empresa e uma pessoa dos recursos humanos. É o contacto físico mínimo”, diz.

Atualmente, a Asus Portugal, indica Hélder Bastos, tem a totalidade dos seus colaboradores em teletrabalho “em virtude da responsabilidade social que sentimos e nos é devida para a comunidade face à atual conjuntura”. 

Adaptação é uma dificuldade

A adaptação a uma nova realidade é uma dificuldade para qualquer pessoa. O ser humano demora o seu tempo a adaptar-se e neste caso não é exceção.

Ricardo Parreira explica que a adaptação a não estar no mesmo local é “a principal dificuldade”, mas “felizmente a tecnologia ajuda-nos muito”. “Estamos sempre em contacto e, para ultrapassar a falta de presença física, temos uma reunião ao final do dia via videoconferência, entre todos, em que faço um ponto de situação e qualquer um pode colocar questões”, afirma.

“O grande desafio atual será mesmo a adaptação à nova rotina, e ao facto de estarmos todos separados nos nossos novos ‘escritórios’”, indica Carlos Cardoso (na fotografia à esquerda). A GSTEP adotou algumas medidas para minimizar o impacto do trabalho remoto, tendo criado grupos virtuais “tanto de trabalho como para momentos de descontração” e prepara-se para “iniciar em breve uma série de iniciativas de exercícios físicos em streaming”, de forma a zelar “pelo bem-estar físico e emocional de todos os colaboradores”.

No caso da Primavera, Rita Cadillon acredita que a maior dificuldade se prende “com a questão do isolamento social que quem está em casa sente neste momento”. Apesar de existir toda a tecnologia necessária para trabalhar tal como se os colaboradores estivessem no escritório, “falta a possibilidade de interagirmos pessoalmente”.

Contando com uma equipa que já está “rotinada em teletrabalho”, a Asus acredita que as dificuldades se foram esbatendo ao longo dos anos. No entanto, esta é a primeira vez que 100% dos colaboradores estarão duas semanas completas neste regime de trabalho. “Embora ainda não tendo sentido as primeiras dificuldades, estamos conscientes e preparados para responder rápida e eficazmente na procura de soluções de modo a que o fluxo normal do negócio não sofra abrandamentos”, refere.

Acompanhar as equipas

Hélder Bastos (na fotografia à direita) aconselha as empresas a fazer investimentos em soluções assentes em infraestruturas cloud, flexíveis e certificadas em termos de segurança, complementada pela aquisição de dispositivos de elevada portabilidade e autonomia. Depois, a “gestão por objetivos é de significativa importância, assim como o controlo remoto através da definição de procedimentos de avaliação, mecanismos de resposta, promoção de calls em grupo para um maior sentimento de pertença à equipa”.

Carlos Cardoso afirma que se as empresas ainda não adotaram o teletrabalho, e se for uma medida viável para a continuação dos respetivos serviços, “devem equacionar e apostar neste novo formato”.

Já Rita Cadillon refere que é “importante acompanhar as equipas, criar rotinas de reunir virtualmente todos os dias”. A Diretora de RH explica que “este aspeto da rotina é determinante: acordar à mesma hora, arranjarmo-nos como se fôssemos trabalhar, fazer pausas e não nos distrairmos com os afazeres domésticos no tempo de trabalho; devemos procurar fazer os mesmos horários do nosso habitual dia-a-dia".

Ricardo Parreira indica que as organizações devem garantir “a segurança das pessoas e implementem formas de trabalho remoto”. “É importante lutarmos todos contra o vírus, e essa luta é tanto pela segurança como pela continuação da atividade económica”, alerta o CEO da PHC, acrescentando que é preciso manter “as empresas a trabalhar e a produzir, com a máximo segurança para as pessoas”.