O novo papel da impressão e da gestão documental na evolução digital

Nos últimos anos, o mercado de impressão e gestão documental sofreu uma transformação profunda. Que papel assume hoje a impressão num contexto de trabalho híbrido e digital? A impressão continua a ser estratégica ou tornou-se num complemento à transformação digital?

Mónica de Carvalho, Key Account Manager, Canon: “A forma de trabalhar mudou, mas a necessidade de equipamentos de impressão para atender aos atuais estilos de trabalho, sejam híbridos ou não, que ofereçam excelente qualidade de imagem, velocidade de impressão e durabilidade, permanece inalterada. O que de facto altera é a necessidade de a impressora ter de ser central para fluxos de trabalho digitais e de impressão. A transformação digital e o processo de desmaterialização de papel são, de facto, uma realidade presente nas instituições públicas ou privadas. No entanto, o ato de imprimir em alguns modelos de negócio não deixa de existir”

Tiago Pereira, Portugal Print Lead, HP: “Os equipamentos de impressão são uma parte integrante do desenho de toda a performance das organizações e fazem parte porque sabemos também que a insatisfação com estes equipamentos gera uma grande reestruturação. Hoje a exigência e a expectativa dos utilizadores é que os equipamentos produzam à primeira, que os softwares associados apresentem bons resultados, e que, daí, resulte uma verdadeira satisfação com esses equipamentos. Por isso, eu diria que são uma parte integrante pela complexidade de desenho das soluções que temos hoje”

Carlos Loureiro, CEO, CCTEC: “Não há dúvida de que o papel da impressão no contexto atual mudou significativamente. Contudo, não deixou de ser necessário. O desafio não é imprimir mais, é tornar a impressão mais simples e consistente, independente de onde o utilizador se encontra. O trabalho híbrido, efetivamente, trouxe desafios, nomeadamente a implementação de políticas zero-trust, onde nada é assumido como seguro por defeito, e os ambientes da impressão, na realidade, terão de se ajustar a esta nova realidade, protegendo os dados e assegurando o controlo dos acessos por parte dos utilizadores, sem complicar a experiência”

As soluções de gestão documental e digitalização de processos estão a tornar-se mais integradas com plataformas cloud e aplicações empresariais. Que tendências tecnológicas estão a marcar esta evolução?

	Tiago Pereira, Portugal Print Lead, HP

Tiago Pereira, HP: “A principal tendência está associada ao desenvolvimento da inteligência artificial. As plataformas de gestão documental não são novas, mas têm-se desenvolvido para acompanhar a segurança e o fluxo de trabalho. A interação com os equipamentos tem evoluído para facilitar e otimizar a vida dos colaboradores. A impressora, a impressão e a digitalização não vivem por si sós, mas vivem em complemento. Tudo o que temos visto tem vindo da necessidade que os clientes finais nos têm trazido, seja de processos como o tratamento robótico, seja dos típicos reconhecimentos de caracteres mais avançados”

Paulo Antunes, CEO, Multimac, em representação da Sharp: “O que se vê mais, neste momento, é a total convergência entre a gestão documental, a cloud e o ecossistema do cliente. Cada vez mais querem o nosso desenvolvimento em termos das integrações com os ERP e com os CRM, com todas essas situações que existem nas empresas. Os multifunções estão cada vez mais preparados para integrar-se com os ERP e os CRM. O caminho é por aí, não há outro. Tem de haver a preocupação dos fabricantes com o negócio SMB, que é muito importante. Não é só as grandes empresas, mas os SMB são muitíssimo importantes, fundamentalmente para quem trabalha com Parceiros”

Que novidades tecnológicas existem para a impressão especializada, como etiquetagem, POS, logística ou healthcare, e como sentem o crescimento nestes mercados?

Susete Pereira, Responsável Marketing de Canal, Brother

Susete Pereira, Responsável Marketing de Canal, Brother: “Nesta área, temos realmente vindo a reforçar a oferta da impressão especializada com soluções mais robustas e versáteis para os setores da logística, da saúde, da restauração e da educação. Expandimos recentemente a gama de impressão de etiquetas industrial que tem modelos que imprimem a seis polegadas para ambientes mais exigentes. Temos realmente uma panóplia grande de produtos e soluções que respondem às necessidades deste mercado da etiquetagem e vamos sempre tentando inovar”

Que papel desempenham os programas de reciclagem, refabrico e eficiência energética? Há também um impacto do modelo as-a-Service na sustentabilidade?

Paulo Antunes, Multimac: “Em termos de sustentabilidade, o as-a-Service facilita tudo. O cliente consegue substituir as máquinas mais rapidamente, portanto, não é obrigado a ficar com as máquinas tanto tempo e usa de acordo com as suas necessidades. Tem sido isso que todos nós no mercado temos estado a fazer. A situação do as-a-Service, para nós, é uma realidade. Os fabricantes têm tido a preocupação de incluir partes recicláveis nos equipamentos, e os equipamentos recondicionados são também uma situação que vai ter de avançar porque é uma preocupação grande”

Mónica de Carvalho, Canon: “Existe uma grande responsabilidade por parte dos fabricantes naquilo que é a sustentabilidade, e em conseguir promover novos produtos com a maior sustentabilidade possível. O modelo de negócio as-a-Service já é praticado há muitos anos tendencialmente nas grandes empresas e começa também a ser muito praticado naquilo que são as pequenas e médias empresas. Com este modelo, o desperdício do papel, o consumo de energia e de tintas começa a ser mais fortalecido com o compromisso de existir, de facto, uma maior regra neste comportamento de utilização dos equipamentos”

A impressão e a gestão documental são, por vezes, áreas subvalorizadas em termos de cibersegurança. Como estão as marcas a responder à necessidade de proteger dados sensíveis e cumprir regulamentações?

	Carlos Loureiro, CEO, CCTEC

Carlos Loureiro, CCTEC: “A impressão e a gestão documental são áreas subvalorizadas em termos de segurança, principalmente pelos clientes. No entanto, representam um risco real. O incidente PrintNightmare, em 2021, na minha opinião, foi um ponto de viragem que tornou evidente que os sistemas de impressão corporativos podiam ser áreas de ataque. Levou a indústria a reforçar significativamente a segurança deste ecossistema de impressão. As empresas têm de deixar de subvalorizar estes potenciais riscos e, efetivamente, começar a tomar medidas e soluções que garantam esta tranquilidade”

Susete Pereira, Brother: “Reforçámos as soluções para garantir ao máximo a proteção de dados sensíveis e o cumprimento das regulamentações. Atualmente todas as nossas impressões integram as funcionalidades avançadas de segurança: autenticação de utilizadores, a encriptação de dados e, inclusivamente, o controlo de acessos e a gestão centralizada de dispositivos que permite monitorizar, bem como aplicar as políticas e realizar as atualizações de forma mais eficaz, o que reduz bastante o risco. Apostamos em Parcerias estratégicas e oferecemos formação aos nossos Parceiros e suporte especializado”

Mónica de Carvalho, Key Account Manager, Canon

Mónica de Carvalho, Canon: “Os desafios de cibersegurança levam-nos a repensar na forma como temos de colocar os nossos equipamentos no mercado. A cibercriminalidade cada vez é mais presente, mas em menor escala. Quando acontece pode parar um sistema inteiro. Qualquer dispositivo que está ligado a uma rede empresarial é um risco para a existência de um ataque. Para colocarmos os nossos equipamentos cada vez mais aptos para combater estas tendências, reforçamos todo o design de segurança na fase de desenvolvimento dos produtos e as soluções como configurações de segurança que podem ser monitorizadas em tempo real”

Paulo Antunes, Multimac: “Muitas vezes o mercado não sensibiliza o cliente para o perigo que é ter um multifunções ligado à rede sem as devidas precauções. É muito importante – e o mercado também tem de evoluir nesse sentido – obrigar cada vez mais os fornecedores de serviços a terem ISO, fundamentalmente a 27001, que também lhes dá rigor. É um desafio para as empresas portuguesas, fundamentalmente para os Parceiros mais pequenos, que também têm de transmitir a segurança aos seus próprios clientes. É importante o cliente comprar por confiança e não comprar só por preço”

Tiago Pereira, HP: “Foi preciso um acidente acontecer relacionado com a área da impressão para ganharmos atenção. O que acontecia é que os equipamentos de impressão eram tidos como periféricos. É fundamental o envolvimento das equipas de segurança e termos esta sensibilização do mercado. Em relação à NIS2, mais do que entrar em vigor, acho que vamos começar a ver as consequências da sua implementação, sobretudo relacionadas com a responsabilização. Vai haver muito desenvolvimento desse tema nos próximos meses, ainda que seja muito difícil de prever os próximos passos”

Que novas oportunidades estão a surgir para os Parceiros de Canal nos modelos de serviços geridos de impressão e na integração de soluções de gestão documental?

Susete Pereira, Brother: “Os modelos de serviços de gestão de impressão e as soluções de gestão documental estão a abrir cada vez mais novas oportunidades para os nossos Parceiros, nomeadamente nos setores de logística, saúde e da indústria. Ao dar formação, suporte técnico especializado, ferramentas de gestão que facilitam a implementação destas soluções, de uma forma eficiente, personalização, fiabilidade e garantia alargada, acrescentamos valor aos Parceiros e reforçamos a confiança dos clientes. O mercado é cada vez mais orientado para estas soluções completas e integradas”

Mónica de Carvalho, Canon: “Há, de facto, muitas tendências globais que estão a afetar as organizações, como a inteligência artificial e a automatização da cibersegurança, que influenciam os consumidores e os colaboradores. As organizações têm de assumir o controlo e digitalizar os processos empresariais em redor da respetiva informação. Existem cada vez mais empresas que procuram a diferenciação e a alavancagem do seu negócio, elevando o seu nível de comprometimento e abraçando novos projetos que, com toda a certeza, contribuem não só para estes objetivos, como também para aumentar a rentabilidade e assegurar um crescimento sustentável”

O que diferencia hoje uma proposta de valor competitiva neste mercado – preço, serviço, integração, ou algo mais?

Carlos Loureiro, CCTEC: “O preço continua a ser muita das vezes o critério dominante. Muitos clientes olham primeiro para ‘quanto custa’ e depois para ‘o que é que ganho em qualidade de suporte ou segurança’. É uma abordagem errada. No entanto, estamos a assistir a uma mudança gradual, impulsionada por empresas internacionais, organizações de maior dimensão que valorizam o serviço, a integração, a formação, a visibilidade de custos, segurança e sustentabilidade. O que se procura hoje já não são apenas impressoras e consumíveis, mas sim uma solução de impressão integrada na estratégia global de IT da organização”

Susete Pereira, Brother: “A proposta de valor competitiva vai muito mais além do preço. A personalização é a palavra-chave. Cada Parceiro é um Parceiro, cada cliente é um cliente. Necessitamos de conseguir formá-los o melhor possível nas nossas soluções, para que as consigam adequar às necessidades do cliente final. Para dar mais visibilidade, utilizamos os canais digitais e temos, para os Parceiros de Canal, os programas de retribuição que são descontos e incentivos baseados em desempenho. Seja nos modelos SMB ou nos programas de MPS, valoriza o compromisso e premeia os resultados dos Parceiros”

Que inovações esperam ver neste setor – Inteligência Artificial, automação de fluxos, análise de dados de impressão?

Tiago Pereira, HP: “A impressão, neste momento, está num processo de integração plena com tudo aquilo que são as tecnologias existentes e as infraestruturas existentes. Daí que não seja fácil introduzir a inovação sem ter em conta tudo isto e quase que a infraestrutura vai sendo quem orquestra e quem dita aqui as necessidades. Ouvimos muito os Parceiros e estamos a ligar a inovação àquilo que são as suas necessidades. Passamos muito mais para esta área da computação para a integração plena dos sistemas e de uma segurança, não só para o momento atual, mas preparada para aquilo que possa vir a acontecer no futuro”

	Paulo Antunes, CEO, Multimac, em representação da Sharp

Paulo Antunes, Multimac: “Temos de ver como é que a inteligência artificial vai ser aplicada à impressão propriamente dita e o que é facto é que a inteligência artificial tem de ser aplicada. Está realmente a poupar muito tempo na intervenção no cliente. O nosso grande desafio é como é que conseguimos dar o melhor serviço aos clientes utilizando a inteligência artificial. Tudo o resto, seja a gestão documental, os documentos, o ler, o libertar as tarefas repetitivas que fazemos, é um caminho que não há forma de parar. Agora o que temos de fazer é aumentar os níveis de serviço aos clientes usando cada vez mais a inteligência artificial”

Carlos Loureiro, CCTEC: “A realidade é que a transformação digital não matou o printing. Nas PME há um crescimento da impressão e já estão em valores acima da pré-pandemia. Há aqui uma adaptação do printing. Obviamente que a inteligência artificial é uma verdade incontornável, vai ajudar-nos muito e vai ter um impacto profundo em todas as bases do ciclo documental. Ao nível do futuro da impressão, obviamente que a segurança será um dos tópicos fortes em que a inteligência artificial vai apoiar, mas também a nível da inteligência, automação e integração. Os players vão ter de, de uma forma mais eficiente, usar a inteligência artificial para acelerar e dar mais valor às suas soluções”

Qual a mensagem final para os Parceiros de Canal portugueses? onde estão as oportunidades de negócio?

Susete Pereira, Brother: “Estamos comprometidos com a inovação ligada diretamente com as necessidades, a fiabilidade e o apoio ao Canal contínuo. Reconhecemos que o apoio é importante a estes Parceiros para que possam entregar soluções completas aos clientes finais e o mais relevantes possível. Incentivamos todos através de programas de incentivo que são um reconhecimento”

Mónica de Carvalho, Canon: “O nosso objetivo é, sem dúvida, ampliar aquilo que é o nosso Canon Partner Program, com vista a ampliar toda a nossa rede de Canal e promover negócios com valor acrescentado, oferecer soluções chave na mão, onde podemos colocar hardware, software e também serviços”

Carlos Loureiro, CCTEC: “É nítido e é do conhecimento de todos que o mercado está a mudar. Isto traz oportunidades enormes para quem se adapta. O Parceiro de sucesso hoje já não é o Parceiro que apenas instala equipamentos. É sim aquele que entende o negócio do cliente e oferece soluções que acrescentam valor real, segurança, eficiência e sustentabilidade”

Tiago Pereira, HP: “Estamos a assistir a uma transformação daquilo que é o papel do Parceiro de um simples fornecedor para um papel muito mais de consultor. Quando perguntámos a muitos deles o que é que sentiam, apenas 20% a 30% disseram que estavam preparados para as novas exigências. Ultrapassámos a transacionalidade do negócio e temos todos que estreitar muito mais relações”

Paulo Antunes, Multimac: “O printing é um vertical do negócio que temos. Somos, cada vez mais, uma empresa de soluções e de vendas de IT service. Ajudamos a construir, ajudamos a fazer a pré-venda e depois indicamos. Somos contra a venda de caixas, queremos vender soluções e, fundamentalmente, o que queremos fazer para os nossos Parceiros é trazer valor acrescentado”