Pontual cria roadmap de transformação digital para apoiar escritório de contabilidade

A LXgest, enquanto escritório de contabilidade inserido num mercado muito dinâmico e competitivo, tem o desafio constante de inovar, de forma a encontrar pequenas vantagens comparativas que fazem a diferença na hora da decisão por um provedor de serviços desta área.

Nesse sentido, procuraram a Pontual para desenvolver um projeto de transformação digital, visando objetivos estratégicos como: mais valor para o cliente, otimização de recursos e ainda o facto de se tornar num player de referência no setor.

Para Nuno Monteiro, CEO da LXgest, os grandes desafios passaram por “eliminar barreiras físicas com os clientes, enquanto rentabilizavamos os nossos recursos. Assim, focamos o nosso tempo na resposta e criação de soluções para os clientes que precisam de um maior e mais próximo apoio na gestão da empresa, rentabilizando o tempo que investíamos em tarefas repetitivas”.

A solução

Foi desenhado um roadmap de transformação, com implementação faseada e numa perspetiva de evolução continua, que promovesse a criação de valor para todos os stakeholders, mas que simultaneamente conseguisse minimizar o impacto que os projetos big-bang têm nas organizações, principalmente no setor de atividade dos escritórios de contabilidade, onde qualquer tipo de paragem na operação provoca sérios danos

“A resposta aos desafios lançados foi conseguida através da utilização de licenciamento Primavera em regime de subscrição anual, assente nos data centers da Pontual. Esta abordagem, permitiu racionalizar o investimento em licenciamento, passando para uma filosofia de pay per use, que permite escalar a infraestrutura à medida da mutação do negócio da LXgest”, explica Hugo Ferreira, Diretor Executivo da Primavera, Pontual.

A adoção deste tipo de tecnologia, permitiu ainda que o ERP ficasse acessível a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de estar fisicamente nas instalações da LXgest. Simultaneamente, permitiu que esta infraestrutura ficasse acessível aos clientes da LXgest, passando esta a disponibilizar este serviço, oferecendo aos clientes a possibilidade de utilizar a infraestrutura para utilização própria, dispensando assim a aquisição de um ERP.

“Esta estratégia revelou-se win-win, pois se, por um lado, os clientes deixam de ter a necessidade de investir em ERP, a LXgest passa a assegurar que a informação registada no seu sistema, facilita e agiliza o reporte contabilístico subsequente”, acrescenta.

Paralelamente foram também implementados alguns aceleradores de negócio, como o Primavera Accounting Automation, que permite a integração com os portais da Autoridade Tributária para integração dos documentos fiscais dos clientes.

Encontra-se ainda em curso a análise de soluções para o último projeto do roadmap – o Escritório Digital – que prevê a eliminação integrações dos documentos no sistema com recurso a tecnologias de OCR (Optical Character Recognition), contribuindo também para a otimização de recursos.

Os resultados

“A interoperabilidade entre soluções informáticas para o setor da contabilidade, tais como o ERP Primavera e o Accounting Automation permitem uma facilidade de acesso e integração automática de informação. O que se traduz num aumento da qualidade da informação produzida bem como, deveria ser natural em todas as aplicações, na tradução de uma imagem verdadeira e apropriada da informação contabilística da empresa. Em suma, a utilização de soluções Primavera para o setor da contabilidade libertam o contabilista para as operações de criação de valor com foco no cliente”, garante Pedro Montez, Tax Technology Manager da Primavera.

O CEO da LXgest garante ainda que houve uma poupança muito significativa na ordem dos 20% em tarefas rotineiras.

“Com os novos aceleradores desenvolvidos, nomeadamente no envio automático de informação, passamos a ter um conjunto de tarefas que eram realizadas por um operador que passaram a ser feitas automaticamente. Isso melhorou não só o fluxo de trabalho, como o acesso à informação por parte do cliente e da LXgest (quando o cliente usa o nosso ERP)”. E apesar de ainda existir um caminho a percorrer na área da eliminação do papel e principalmente no acesso à informação, o trabalho feito até aqui, “tem tornado os fluxos de trabalho mais cleans”, garante.