EAD digitaliza milhares de documentos no setor da saúde com contributo da Ricoh

A Unidade Local de Saúde (ULS) de Arco Ribeirinho, que serve a população do Barreiro, Moita, Montijo e Alcochete, necessitava de digitalizar milhares de documentos e processos da área de recursos humanos, num projeto que, para além de retirar a burocracia do papel, pretendia também lançar bases para futuros projetos de automação e Inteligência Artificial (IA).

A dispersão da documentação por diferentes localizações e suportes físicos revelou-se um dos principais desafios. A dimensão do projeto exigia também uma infraestrutura tecnológica capaz de manter um elevado ritmo de produção durante vários meses.

	Duarte Pedro de Sousa Tavares, administrador hospitalar, diretor do Serviço de Recursos Humanos e responsável pela Academia de Formação da ULS Arco Ribeirinho

Duarte Pedro de Sousa Tavares, administrador hospitalar, diretor do Serviço de Recursos Humanos e responsável pela Academia de Formação da ULS Arco Ribeirinho, recorda que o acesso a um documento podia exigir “a identificação da sua localização no arquivo físico, a recuperação do respetivo processo e a disponibilização da informação ao serviço que a solicitava”. Com informação relativa a cerca de 2.500 profissionais de saúde, a unidade procurava, assim, centralizar a documentação e agilizar os procedimentos administrativos.

A ideia passou, por isso, pela criação de uma estrutura capaz de responder às necessidades atuais da organização. Desta forma, e com base na experiência em gestão documental, a EAD assumiu todo o processo de preparação documental, digitalização, controlo de qualidade, indexação e disponibilização da informação através da plataforma de gestão documental RWS.

A tecnologia ao serviço de operação de grande escala

A EAD recorreu aos scanners Ricoh fi-7600 e aos equipamentos da série Ricoh fi-8000. Os equipamentos de produção da série fi foram selecionados devido à sua capacidade para operar de forma contínua em ambientes de elevada exigência, oferecendo alimentação automática de documentos, elevada velocidade de processamento, estabilidade operacional e integração com tecnologia OCR.

“Precisávamos de equipamentos fiáveis, capazes de manter um ritmo de produção contínuo e assegurar a qualidade da digitalização”, explica Daniel Alves, diretor da marca Papiro e DBO (Documental Backoffice) da EAD. A escolha teve também em conta “requisitos exigentes de segurança e prazo”, num arquivo acumulado ao longo de várias décadas.

Jesús Cabañas, Regional Manager para a Península Ibérica da PFU, divisão de scanners da Ricoh

“Para concretizar um projeto de digitalização desta dimensão, é fundamental disponibilizar a gama de equipamentos mais adequada a cada situação, tendo em consideração o formato e o estado dos documentos, bem como as limitações de espaço e de tempo”, acrescenta Jesús Cabañas, Regional Manager para a Península Ibérica da PFU, divisão de scanners da Ricoh.

A diversidade dos documentos constituiu outro desafio operacional. Devido à dispersão do arquivo por várias instalações, a EAD teve de lidar com diferentes formatos e estados de conservação, garantindo o tratamento da documentação dentro dos prazos definidos para o projeto.

Ainda assim, a organização executou uma operação contínua de preparação documental, digitalização, indexação e disponibilização da informação, sem necessidade de interromper a atividade diária da ULS Arco Ribeirinho. Daniel Alves sublinha que “a experiência das equipas, a organização do trabalho e a fiabilidade dos equipamentos foram essenciais para assegurar a continuidade da operação”.

	Daniel Alves, diretor da marca Papiro e DBO (Documental Backoffice) da EAD

De acordo com a empresa, a velocidade e a fiabilidade dos equipamentos foram um aliado no cumprimento dos prazos, sem comprometer a qualidade da informação digitalizada. A operação garantiu a captura de imagens a cores a 300 dpi e o recurso a OCR, para permitir a pesquisa nos documentos digitalizados.

Um arquivo digital preparado para o futuro

O projeto permitiu transformar o arquivo de Recursos Humanos da ULS de Arco Ribeirinho, através da digitalização de 777.559 páginas, correspondentes a 17.721 documentos, integrados em 2.884 processos individuais, muitos dos quais continham décadas de informação relativa a cerca de 2.500 profissionais de saúde.

“Este projeto demonstra como a digitalização documental, quando assente em processos robustos, tecnologia adequada e controlo rigoroso de qualidade, pode transformar de forma concreta a gestão da informação numa organização tão exigente como uma unidade de saúde”, partilha Paulo Veiga, CEO da EAD.

A disponibilização progressiva dos documentos ao longo da execução dos trabalhos permitiu que a organização começasse a beneficiar da transformação digital ainda antes da conclusão da operação. Para Duarte Pedro de Sousa Tavares, um dos aspetos mais positivos foi “o facto de os documentos terem sido disponibilizados progressivamente”, permitindo às equipas começar a trabalhar com a informação digitalizada.

Atualmente, o Serviço de Recursos Humanos da ULS Arco Ribeirinho funciona praticamente sem recurso ao papel, dispondo de acesso imediato à documentação, com possibilidade de consulta remota e processos significativamente mais eficientes.

A proteção de informação pessoal foi outra preocupação nesta jornada. Segundo o responsável da ULS, o acesso está “restrito a um número reduzido de trabalhadores”, ficando registadas as consultas aos processos. Esta decisão teve como premissa a garantia do cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, através de mecanismos de controlo de acesso à informação dos profissionais de saúde.

O projeto abriu também espaço para futuras iniciativas de automação, interoperabilidade e IA. Daniel Alves, da EAD, identifica entre as possibilidades “a automatização de tarefas, a interoperabilidade entre sistemas e a utilização de ferramentas de Inteligência Artificial para apoiar a pesquisa e o tratamento da informação”.