O crescimento da mobilidade “as a service”

O conceito da Mobilidade como um Serviço (Mobility as a Service- MaaS) é uma tendência recente que se irá consolidar nos próximos anos, sendo esperada a generalização das soluções de mobilidade partilhada. Neste modelo, a informação é customizada em tempo real, e o foco estará nas pessoas e nas suas necessidades.

A transformação digital está a tornar as operações corporativas mais ágeis e integradas. Nunca foi tão rápido enviar mensagens, trocar informações ou conectar diferentes áreas e escritórios para encaminhar um documento ou discutir planos, projectos ou mesmo estratégias. Essa dinâmica tem implicado mudanças consideráveis em praticamente todos os mercados, entre eles o da impressão.

Apesar da expansão das novas tecnologias e conceitos, não se pode dizer que as impressoras tenham perdido espaço. Na verdade, a melhoria constante das ferramentas de conexão e integração de dados está a conduzir as empresas a adotarem modelos de negócio cada vez mais ágeis, envolvendo diferentes áreas e públicos ao mesmo tempo. É neste contexto que as soluções de impressão estão a reinventar-se para atender às novas exigências das organizações.

Se é verdade que hoje um Multifuncional é um equipamento comoditizado, a realidade é que as organizações estão a descobrir que podem ir muito além da impressão com os SMART MFP’s.

Não há transformação sem mobilidade

Mas mais do que imprimir documentos, o que as empresas procuram são ferramentas e serviços que agreguem valor às rotinas de trabalho. Nesse cenário, as soluções cloud têm colocado as empresas numa nova era, na qual permitir a disponibilidade dos dados e a mobilidade dos seus colaboradores é essencial para garantir a agilidade requerida pela nova dinâmica dos negócios. Estudos recentes indicam que 75% dos trabalhadores já trabalham de forma remota em mais de 30% do seu tempo, ou seja, em casa, em viagem ou em locais diferentes da sede da empresa.

O recurso à cloud, deixou igualmente de ser uma tendência, para ser já hoje a norma para uma grande parte das empresas. Laptops, smartphones, tablets e outros dispositivos móveis são atualmente elementos integrantes e vitais em qualquer rede empresarial moderna que permitem aos colaboradores trabalhar e aceder a informação a partir de qualquer local, com recurso aos serviços e plataformas cloud.

Imagine integrar diretamente os seus dispositivos móveis através de Wi-Fi Direct com impressoras ou equipamentos multifunções permitindo a impressão rápida e segura em qualquer local, sem ter que se ligar a uma rede? Sim, já é possível de forma simples, rápida e segura!

E imagine poder aceder aos seus serviços cloud através de uma impressora ou multifunções, digitalizando para esses repositórios ou imprimindo a partir deles? A tecnologia Xerox® ConnectKey® torna tudo isso uma realidade!

Do que já se pode aferir nos dias de hoje, a capacidade de usar a tecnologia móvel para conexões remotas, permite às empresas uma efetiva redução de custos e das despesas gerais, um aumento da produtividade pelo acesso mais rápido e fácil às informações e ainda um aumento do nível de satisfação geral dos trabalhadores, por lhes garantir mais rapidez e flexibilidade na forma como trabalham.

Trabalho móvel sim. Mas e a gestão das pessoas?

Sabia que, no mundo, já existem mais dispositivos móveis do que pessoas, mas que, apesar disso, estar conectado ainda pode ser um desafio?

Encarando o facto de que mais trabalhadores estão a realizar o seu trabalho em mobilidade, a ideia de gerir uma equipa dispersa e de forma remota, ao mesmo tempo que tenta manter a produtividade elevada, pode transformar-se num enorme desafio, mesmo para os líderes mais experientes.

Talvez este não seja um aspeto sobre o qual as empresas reflitam de forma abrangente, mas nenhuma estratégia dos CIO’s voltada para a mobilidade resultará em pleno se a área de Recursos Humanos e os líderes de equipa não forem parte ativa dessa estratégia. Não basta conhecer os processos de negócio e melhorar os fluxos de documentos e informação. É necessário perceber como as pessoas trabalham e dotar os líderes de ferramentas que permitam evoluir na capacidade de gerir as suas equipas nestes novos modelos de organização.

Depois de anos a perceber-se como aumentar a produtividade individual, um estudo recente indica que os trabalhadores em mobilidade são mais produtivos, realizam mais tarefas, trabalham mais horas, fazem menos pausas e estão menos vezes ausentes por doença ou para apoio à família, ao mesmo tempo têm um maior nível de satisfação com o trabalho.

Plataforma aberta à inovação

Para suprir às atuais exigências do mercado, a indústria de impressão tem vindo a trabalhar em opções e recursos para fazer com que as impressoras se integrem cada vez mais na forma como as empresas trabalham, gerem as tarefas do dia-a-dia, aperfeiçoam processos e permitem ganhos de produtividade.

O desenvolvimento de soluções baseadas em plataformas abertas, como é um exemplo a Plataforma Xerox® ConnectKey permite que sejam desenvolvidas App’s dedicadas às necessidades específicas de cada cliente, sejam elas corporativas, para os sectores da saúde, da educação, financeiro ou artes gráficas.

Outro dos avanços que se regista é a evolução dos dispositivos para soluções com um interface de utilizador cada vez mais amigável, personalizável e com capacidade de criação de App’s customizadas sem intervenção das equipas de IT ou know how informático.

Não há mobilidade sem segurança

Estudos recentes do mercado apontam que a preocupação com os fatores de segurança e mobilidade estão no centro das atenções das empresas, como uma das três principais prioridades para mais de 60% dos líderes corporativos de todo o mundo. As novas soluções de impressão podem ajudar a simplificar esse desafio, combinando mais eficiência, sustentabilidade e proteção à gestão e uso de informações nas companhias.

Com a Plataforma ConnectKey® a Xerox® redesenhou tudo o que sabíamos sobre impressoras e multifunções. Potenciada pelas parcerias com a McAfee® e a Cisco®, as empresas, grandes e pequenas, passaram a poder aceder a soluções simples, eficientes, flexíveis e seguras. E isto sem investimento adicional.

As soluções Xerox® garantem a impressão segura em mobilidade e permitem que qualquer trabalhador aceda facilmente a uma impressora ou multifunções sempre que vem ao escritório. Mas não falamos apenas de impressão. Com a Galeria de Apps (aplicações) é muito fácil com apenas alguns cliques, digitalizar para e-mail, para serviços na cloud, para pastas de rede, enviar fax e armazenar contratos, pedidos de compra, recibos de despesas, cartões de visita e outros documentos a partir de qualquer lugar, e totalmente compatível com qualquer dispositivo móvel.

E isto tudo ao mesmo tempo que converte impressões em ficheiros editáveis e de conteúdo pesquisável. Mas tudo isto leva-nos ao tema da segurança, que é hoje uma das principais preocupações dos CEO’s e CIO’s. Apesar disso, um estudo recente mostra que 46% das empresas não incluem as impressoras e os multifuncionais (MFPs) dentro das suas estratégias de segurança, apesar destes serem periféricos que podem constituir uma das maiores ameaças à segurança nos escritórios. A Xerox® foi a primeira empresa do setor a responder às exigências máximas em termos de segurança. Ao nível da prevenção de intrusão e segurança em rede, as impressoras e os multifuncionais Xerox® impedem o acesso remoto não autorizado e garantem a consequente proteção e confidencialidade dos dados.

As impressoras e multifuncionais Xerox® têm monitorização constante para prevenção de execução de malware, reports e logs de auditoria que garantem que não existe acesso indevido aos dados, nem possibilidade de instalação de software não autorizado. Esta é também a única forma de garantir às empresas a conformidade com a Regulamentação Geral de Proteção de Dados.

Mais modernos e conectados, os equipamentos estão a agregar também funções de armazenamento e segurança, que são vitais às organizações. A informação precisa estar disponível não somente no local e hora certos, mas principalmente para a pessoa certa.

Com isso, a autenticação no dispositivo avançou de digitação de códigos no painel de controlo, para o recursos a outras tecnologias, como cartões por proximidade, conexão NFC (Near Field Communication) e biometria para a captura rápida e confiável da identidade dos utilizadores.

Mobilidade "as a Service"

Apesar de todas as vantagens evidentes e da abundância de dispositivos móveis e gadgets, a mobilidade no escritório ainda pode ser um desafio. Então, por onde devem as empresas começar?

Comece por selecionar um fornecedor de serviços de impressão que coloque as impressoras e multifuncionais no centro do trabalho. Não procure apenas uma listagem de funcionalidades, mas preocupe-se com a integração de todos os sistemas com a forma como trabalha e em selecionar uma solução escalável que se adapte à evolução do seu negócio.

De seguida envolva as suas equipas. Facilite a mobilidade e, se necessário, invista em formação sobre como trabalhar e aceder aos sistemas remotamente. Assim que todos entenderem como a mobilidade pode melhorar a produtividade, a adesão às novas formas de trabalho será imediata. Mas não pare por aqui. Reveja os seus processos e fluxos de trabalho atuais.

Os fluxos de trabalho devem ter o menor número de etapas para obter eficiência máxima. Não existe uma verdadeira estratégia virada para a promoção da mobilidade se houver falhas nos fluxos e nas etapas de trabalho colaborativo. Enquanto não transformar processos complexos e longos, em fluxos simples e digitais, de nada servirá ter ferramentas de mobilidade.

Onde quer que o seu trabalho o leve, as aplicações e soluções estão cada vez mais pensadas para facilitar a comunicação, a ligação e o trabalho em segurança. Na grande maioria das empresas (pensemos no tecido empresarial português de micro e PME) em termos de cloud, o máximo que existe são sistemas híbridos muito insípidos onde a ligação à cloud existe, mas quase desligada do centro do trabalho e do negócio.

Para os colaboradores a trabalhar em mobilidade, isso significa que os processos e fluxos documentais continuam fechados nos servidores da empresa e só com grande dificuldade e dispêndio de tempo é possível aceder aos mesmos.

Mas se, por outro lado, se colocar a cloud como central na forma como se trabalha e partilha informação, isso significa uma integração perfeita como todos os dispositivos móveis.

Mas esta estratégia não traz apenas vantagens para o trabalho em mobilidade. Ao conseguir criar processos contínuos e sem bottle necks para os seus trabalhadores, está a capacitar a organização como um todo a aumentar a produtividade e, consequentemente, os seus resultados.

Dessa forma estaremos numa verdadeira estratégia Win/Win.

Made To Think

A melhor forma de prever o futuro é inventá-lo. Imprimir, digitalizar e gerir documentos são componentes essenciais do trabalho, mas apenas um subconjunto de todas as atividades que definem o trabalho.

Os workflows automatizados, a aceleração do processo de decisão e o aumento das receitas, são hoje certamente mais importantes para os clientes do que a velocidade das impressoras e multifunções.

Na Xerox fomos feitos para pensar. Partimos das coisas tal como são e transformamo-las no que virão a ser. Nunca paramos de inovar, reinventar, construir e fazer. E nunca paramos de questionar.

Criamos embalagens que interagem com os utilizadores, impressoras que ouvem, que traduzem, e aprendem com o utilizador e software que personaliza e humaniza todas as interacções.

Porque “Made to Think” significa que não estamos só a pensar no futuro, estamos a construí-lo.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext para a Xerox