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Tal facto levou ao crescimento das infra-estruturas de Storage, que são usadas para todas as necessidades de arquivo, sem analisar ambientes, tipologias de arquivo, nem necessidades processuais de gestão de documentos eletrónicos. Criam-se assim meros depósitos de dados “mortos”, sem as ferramentas de suporte ao negócio necessárias para a sua correcta tramitação. A excepção continua a ser o acervo de dados directamente ligados ao negócio, normalmente residentes em sistemas ERP e CRM.
Este paradigma modifica-se ao longo da última década, com a emergência e democratização de ferramentas de colaboração e a abordagem no modelo SaaS (Software as a Service). Este modelo veio modificar a forma como se divulga a informação, obrigando à criação de estratégias que permitam o pleno acesso a dados de negócio mantendo toda a confidencialidade e segurança.
Por outro lado, a cloud não apresenta ainda níveis de confiança óptimos que levem as empresas a adoptar estas tecnologias. Os receios em torno da confidencialidade e propriedade dos dados, constituem ainda um obstáculo importante à adopção destas tecnologias. Veja-se por exemplo a situação criada pelo pedido de insolvência da Konics, em que os seus clientes viram ser-lhes dados 30 dias para retirar os seus assets de informação dos sistemas deste cloud provider. Imagine-se o que significa gerir a mudança de sistemas e respetivos dados de suporte num tempo tão curto.
Este cenário vem demonstrar algumas insuficiências do mercado de tecnologia. Este deve providenciar a transversalidade necessária às organizações e respectivos sistemas de um verdadeiro segmento tecnológico de arquivo, que proporcione uma abordagem verdadeiramente transversal e fluida às diversas sistemáticas de negócio (ERM, ECM, ERP, etc)
Como hoje em dia não faz sentido falar isoladamente destes sistemas, é necessário dotar as organizações de ferramentas que proporcionem processos de gestão de informação horizontais, em que a circulação de informação é fluida, independente dos sistemas, e centrados na informação e no seu valor, ao invés da tecnologia, e da estanquicidade dos sistemas.
Acreditamos que num futuro próximo esta fluidez permitirá alcançar níveis de rentabilidade mais elevados, com a disponibilização de acessos aos arquivos eletrónicos de forma agnóstica, permitindo ao profissional de tecnologia focar-se na racionalização da sua infraestrutura, recorrendo às diversas ferramentas que existem no mercado com este fim e ao responsável de organização nas respectivas políticas de qualidade e compliance, deixando ao utilizador a plena utilização da informação de negócio, de modo simples, mas ainda assim de acordo com as regras de confidencialidade previamente estabelecidas.
Cremos que nos próximos anos, o mercado estará já em condições de proporcionar esta plasticidade tecnológica, que provocará seguramente um aumento da quantidade de informação disponível, com a consequente necessidade de segurança, compliance, confidencialidade e disponibilidade. |
