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Existe, por isso, a necessidade de procurar soluções práticas que consigam responder, de forma eficaz e eficiente, às mudanças na gestão de informação. A cloud foi o primeiro passo para esta mudança de paradigma nas empresas, facilitando a troca de informação entre múltiplos locais do mundo ou apenas para conectar globalmente os colaboradores ao escritório. Trata-se de uma entidade que está sempre conectada e sempre informada, o que permite aos profissionais mais mobilidade e, sobretudo, maior produtividade.
Estudo independente
O Office Insights, um estudo independente realizado a 1671 trabalhadores e decisores por toda a Europa, demonstrou recentemente que ainda existem várias empresas que não conseguem acompanhar estas mudanças tecnológicas que nos seguem no trabalho e na vida. O mesmo estudo refere que 30 por cento dos trabalhadores inquiridos passam menos tempo nas suas secretárias, necessitando por isso de soluções simples e práticas que lhes permitam mobilidade.
Nesse sentido, o desafio diário é conseguir “transportar” o que é importante num escritório, para qualquer parte, e isso passa pela desmaterialização de documentos. Procuram-se criar mais automatismos, para chegar a um conhecimento mais capaz de gerar lucros, poupanças, produtividade ou agilidade, entre outros benefícios.
A cloud permite aos profissionais trabalhar remotamente a partir de casa ou mesmo quando estão em viagem. Já não é necessário transportar informação em papel, o que significa que as empresas ficam com mais tempo para entregar os trabalhos aos clientes mais rapidamente. Mobilidade é um dos maiores benefícios que a cloud proporciona aos utilizadores. Além destas vantagens, os profissionais que têm de se deslocar com frequência, podem ainda fazer uso dos scanners portáteis e ultracompactos existentes no mercado que suportam os serviços da cloud e que também estão preparados para serem utilizados sem necessidade de software adicional, podendo também “alimentar” a cloud e os workflows de negócio com novos documentos, mesmo quando estão fora do escritório a apresentar propostas a clientes.
Um caso prático
imagine que um comercial acabou de fazer um novo contrato e está no escritório do cliente. Normalmente, o comercial teria de voltar ao seu escritório para digitalizar o contrato e depois ir entregar ao cliente. Pode existir um tempo de espera de várias horas ou dias para concluir essa operação, além de deixar o cliente à espera. Com a ajuda da cloud, o mesmo comercial consegue ver e avaliar o contrato instantaneamente e se alguma informação estiver incorreta, pode corrigi-la com o cliente na hora, o que significa que os clientes não precisam de passar pela experiência desnecessária das chamadas de follow up depois da reunião.
Desta forma, os profissionais vão sair mais beneficiados do que com a utilização de câmaras dos smartphones que rapidamente atingem os seus limites em relação à qualidade da imagem e quando se trata de capturar vários documentos. Com o telemóvel apenas é possível captar um lado do documento de cada vez, a imagem pode ficar distorcida, e normalmente são necessários ajustes manuais que podem ocupar tempo valioso, não garantindo que a qualidade da imagem fique suficientemente boa.
O que vai mudar
É certo que esta mudança na gestão de informação vai aumentar o número de documentos electrónicos, mas também é importante lembrar que os documentos em papel ainda são cruciais para várias organizações. Por exemplo, a área jurídica pode “abraçar” a gestão de informação digital, mas é essencial, devido à natureza do negócio, que muitos dos processos se mantenham em papel.
Esta pequena revolução tecnológica vem deixar claro que a gestão de informação está a mudar, que a necessidade de tornar os documentos tradicionais em documentos electrónicos e colocá-los no sistema de back-office está a aumentar, o que vai permitir reduzir custos, beneficiar de poupanças ambientais (com a redução do papel) e permitir a mobilidade. Tudo isto num futuro muito próximo de si… |
