O local de trabalho depois da maior pandemia da era moderna

E todos os resultados apontavam na mesma direção: era necessário dotar as organizações e os colaboradores de ferramentas de trabalho mais inteligentes.

O que não estava previsto era que uma das forças impulsionadoras das empresas fosse uma pandemia de larga escala.

Além das sérias implicações para a saúde das pessoas e para os serviços de saúde, o Coronavírus (COVID-19) está a ter um impacto significativo nas empresas e na economia.

Ferramentas para um local de trabalho inteligente, acessível e seguro

A verdade é que as mudanças já estavam a ocorrer impulsionadas por um motor global, inovador e transformador a que chamamos de “tecnologia inteligente”.

Mas o desafio estava na capacidade de realizar as mudanças necessárias para que o atual local de trabalho fosse o centro da transformação tecnológica que as empresas necessitavam para se manter competitivas.

As empresas tinham noção de que o ritmo das mudanças e das inovações tecnológicas não iria abrandar, mas segundo os mesmos estudos, mais de 60% das empresas ainda estavam à procura do melhor momento para realizar essas mudanças.

Com a economia a crescer e depois de longos anos de recessão, as empresas estavam a priorizar ações de curto ou curtíssimo prazo e de retorno perfeitamente mensurável.

As prioridades eram colocar as empresas a crescer, com métricas financeiras estáveis e dessa forma as estratégias de transformação digital foram ficando para projetos de médio ou mesmo longo prazo, sem que as empresas entendessem que esses projectos poderiam em si mesmos, ser geradores de aumentos de receitas. Mas o que a vertigem dos acontecimentos das últimas semanas veio comprovar é que de repente as empresas viram-se confrontadas com a necessidade de se reinventarem a todos os níveis e um deles foi exatamente a forma como o trabalho é realizado.

As empresas que achavam que teriam ainda muito tempo para iniciar verdadeiros projetos de transformação digital e implementar novas tecnologias para suportar a forma como o trabalho era realizado, depararam-se de um momento para o outro num abismo de sistemas que não comunicam, workflows baseados em papel e trabalhadores que não possuíam ferramentas de trabalho remoto.

AS EMPRESAS COMPREENDERAM AGORA QUE PEQUENOS ELEMENTOS DE AUTOMAÇÃO NÃO SÃO SINÓNIMO DE UMA EMPRESA DIGITAL.

Porque transformação digital é mais do que converter documentos em papel em arquivos digitais.

A verdadeira transformação digital envolve a criação de uma solução end-to-end que inclui digitalização, indexação, armazenamento, partilha, impressão (caso necessário) de documentos e automatização de fluxos de trabalho e de documentos, simples e complexos, assente nos mais exigentes níveis de segurança.

A verdade é que todos trabalhamos de forma diferente, mas num ponto não existem dúvidas. Não existe trabalho remoto sem cloud e é por isso que as soluções tecnológicas mais adaptadas ao local de trabalho moderno vão cada vez mais funcionar como ponto de entrada e saída para o acesso à cloud e a serviços cloud.

Os três pilares para o trabalho mais inteligente, feito onde for

A Tecnologia; atualmente as pessoas estão rodeadas por milhares de computadores, ligados à Internet, com interfaces inteligentes e simples. Mas mais do que as inovações no campo da tecnologia potenciadas pela capacidade de ligação à rede e em rede (IoT), a grande revolução advém da capacidade dessa mesma tecnologia eliminar os silos empresarias. Da capacidade de ligar infraestruturas, sistemas e pessoas, diversos e dispersos.

Informação; dados, dados e mais dados. À medida que as conversações humanas se expandem no espaço e no tempo, mais a informação vai continuar a estar desestruturada. Virtualmente toda a informação vai estar disponível digitalmente, mas as organizações ainda vão ter que continuar a saber conviver com o formato digital e com todos os processos ou partes de processos em que o papel ainda é a base.

É aqui que entra a Robotização e a IA. Estes sistemas terão que imperar para que não só se continue a acentuar a supressão do papel nos processos de trabalho, como e ainda mais importante, seja possível estruturar a informação numa base de conhecimento, capaz de adicionar produtividade, competitividade e valor ao negócio das empresas.

Automação; estamos definitivamente numa era de evolução da forma como trabalhamos. Se na revolução industrial foram as tarefas de menor valor a serem automatizadas; hoje são as tarefas de valor e críticas para o desenvolvimento do negócios das empresas que, com base em sistemas inteligentes, já são possíveis de automatizar.

Dito isto, podemos correr o risco de pensar que estamos a eliminar o elemento humano das tarefas de valor. Errado. Muitas das tarefas serão efetivamente suportadas por ferramentas inteligentes, mas isso apenas fará aumentar o número de pessoas com capacidades genéricas que poderão fazer tarefas complexas com o mínimo de treino e, ainda assim, conseguir garantir a máxima qualidade.

É a resposta ao paradigma do aumento da produtividade. Não porque se trabalha mais. Mas porque se trabalha melhor.

Por outro lado, e num cenário como o que atravessamos atualmente, a deslocalização do local físico de trabalho é potenciada pelos sistemas inteligentes de trabalho, mas apresentam-se às empresas um conjunto de outros desafios.

Das tarefas mais simples às mais complexas, o trabalho tem de ser realizado a partir de qualquer local, sem impactos na produtividade e, em especial, sem impactos na segurança da informação.

Não existe transformação sem as pessoas

Um estudo recente da Avanade - Business Solutions, Digital & Cloud Services a CEO, diretores de RH, Operações, TI e Marketing, de vários setores de atividade, indicam que será possível às empresas gerar receitas adicionais na ordem dos 1.900 milhões de euros anuais se efetuarem alterações concretas na forma como se vive a experiência do espaço empresarial (workplace experience), e onde está incluída a base tecnológica, a definição de workflows suportados em hardware, software e soluções de automação, e algo até agora desvalorizado: a experiência dos trabalhadores.

Não existem dúvidas de que as Tecnologias de Informação são o ponto de partida e de chegada das prioridades da experiência dos trabalhadores. E o foco está na procura de elementos de inovação que tornem o trabalho mais atrativo, mais fácil e rápido e que o trabalhador sinta que com isso está a ser mais produtivo e até a contribuir de forma mais concreta para melhorar o seu desempenho profissional e para o sucesso da organização.

AINDA O MESMO ESTUDO ESTIMA A POSSIBILIDADE DE UM AUMENTO DE 16% DAS RECEITAS ANUAIS DA EMPRESA E UMA REDUÇÃO DE CUSTOS OPERACIONAIS EM 13% COM A TRANSFORMAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO.

O que podemos esperar no futuro? 

Muito se escreveu ao longo dos anos sobre os prós e os contras da tecnologia no local de trabalho e a multiplicidade de formas como esta estaria a redefinir a forma como trabalhávamos atualmente.

Mas não há como fugir da realidade dos factos. A revolução na forma de trabalhar foi trazendo inegáveis benefícios na produtividade e competitividade das empresas e, agora, até mesmo os gestores mais resistentes à mudança não terão como não aceitar a realidade dos factos.

A permência dos acontecimentos empurrou as empresas para a decisão de colocar os seus colaboradores em teletrabalho e todos tiveram que se adaptar à mudança.

Criar novas rotinas, novas formas de interagir, de aceder à informação, aos sistemas, no fundo de realizar o seu trabalho, fora do local de trabalho tradicional.

Para a Xerox® a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada. Ao identificar o que pode vir a ser em cada momento o futuro do ambiente de trabalho e de todas as infraestruturas a ela relacionadas, a Xerox® detém o portfólio de soluções e serviços mais abrangente e capaz de unir os dois mundos; o do papel e o do digital, integrando de modo eficiente todos os fluxos documentais.

Enquanto líder em tecnologia e serviços, a Xerox® tem continuado a olhar sempre mais à frente, investindo na capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das Parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Xerox