Lusa otimiza processos orçamentais com o apoio da GSTEP

A Agência Lusa necessitava de fazer algo face aos constrangimentos decorrentes do facto do seu planeamento e controlo orçamental serem ainda processos manuais que apresentavam uma grande margem de erro.

A ferramenta que estava a ser utilizada, quer para a elaboração do orçamento, quer para o controlo orçamental e reporting, era o Microsoft Excel que apresentava grandes dificuldades na sua utilização, nomeadamente em aspetos como consolidação de informação proveniente de diferentes áreas, a disseminação da informação para efeitos de reporting e a margem de erro que existia pelo facto de todo o processo ser manual e a segurança devido à fragmentação e dimensão de ficheiros.

Para a Oracle, com a solução implementada pela GSTEP, “a Lusa consegue agora efetuar o orçamento e o controlo orçamental, de uma forma simples, rápida, automática e colaborativa, tendo disponível um conjunto de relatórios que permite cumprir com os requisitos de reporting corporativo, interno e externo”.

A solução

A Solução de Planeamento e Controlo da GSTEP assenta na tecnologia Oracle EPM Cloud, que se foca em fatores como usabilidade, conteúdos disponíveis e pré-configurados de acordo com as melhores práticas de mercado, segurança e robustez técnica, automatismo, integração, simulação e projeções, entre outras.

Os dados reais carregados na solução são provenientes do ERP MULTI. Nesta fase de arranque foram previstos dez utilizadores, sendo que o objetivo é, no futuro, alargar a solução a outras áreas.

A solução inclui vários métodos de cálculo do orçamento, de onde se destacam a extrapolação simples, tendo por base o real do ano anterior acrescido da inflação, e o cálculo baseado no orçamento do exercício anterior.

Esta é uma solução escalável que permite, de acordo com as necessidades futuras, alargar a abrangência a outras unidades dentro da organização.

vemos, no qual as empresas têm de se adaptar diariamente a uma nova realidade, os decisores têm de tomar dez vezes mais decisões e dez vezes mais rápido. Se não tiverem informação de qualidade, disponível e atualizada em tempo real, não conseguem reagir rapidamente e são ultrapassadas pela concorrência”, afirma Mónica Gonçalves, EPM Unit Manager da GSTEP, que acrescenta que, assim, “se torna premente ter a capacidade em qualquer momento e a partir de qualquer lugar, aceder, de uma forma segura, aos principais KPI de negócio e indicadores de desempenho, atualizados em tempo real. Podemos dizer que as nossas empresas estão cada vez mais despertas para este tipo de soluções e que a sua procura tem crescido ao longo dos últimos anos”.

Os resultados

Com a implementação da Solução de Planeamento e Controlo da GSTEP, a Lusa conseguiu obter uma maior eficiência produtiva resultante da agilização e automatização de processos e da eliminação de tarefas de baixo valor acrescentado. Aliado a este fator, conseguiu ainda obter uma grande flexibilização na análise e reporting da informação de gestão.

Segundo Joaquim Carreira, Presidente da Agência Lusa, “com a agilização e automatização do processo de orçamento e controlo orçamental, a Lusa obteve uma redução do tempo e recursos necessários, bem como uma redução significativa da margem de erro associada. Adicionalmente, obteve ainda ganhos significativos no que respeita à produção de informação de gestão e disseminação dessa mesma informação”.

O projeto teve a duração de dois meses e meio e considerando que o projeto não termina com a sua implementação, a GSTEP dá, atualmente, o suporte de manutenção corretiva, preventiva e evolutiva da solução de planeamento e controlo orçamental. O objetivo da Lusa é ter um sistema de informação de gestão que integre dados provenientes de várias fontes/sistemas (financeiro; editorial; recursos humanos; comercial; orçamental), de modo a converter um grande volume de dados em informação e conhecimento inteligível, desmaterializando processos internos, com o objetivo de fornecer informação relevante para a tomada de decisão, ao negócio e aos vários stakeholders da empresa, apoiando a estratégia da empresa, de uma forma eficiente e eficaz.

Como próximos passos, com a solução existente, a Lusa poderá escalar para outros sistemas tipicamente não financeiros como os da área de recursos humanos, comercial, produção editorial e desenvolver-se ainda mais dentro da área financeira.