O seu local de trabalho moderno está no presente ou no Futuro?

Fazer do escritório um lugar mais inteligente 

Tudo está em mudança e a ser impulsionado por um motor global, inovador e transformador a que podemos chamar de “tecnologia inteligente”. As empresas sempre foram rápidas a abraçar os avanços tecnológicos. É um facto. 

Mas o desafio está na capacidade de realizar as mudanças necessárias para que o atual local de trabalho seja o centro da transformação tecnológica que as empresas necessitam para se manterem competitivas. 

O ritmo das mudanças e das inovações tecnológicas não vai abrandar. Desenganem-se as empresas que acham que terão tempo mais à frente para iniciar os projectos de transformação digital e implementar novas tecnologias para suportar a forma como o trabalho é realizado. 

Quando chegarem ao ponto onde deveriam estar hoje, estarão atrasados para o passo seguinte, e isso terá cada vez maior impacto na sustentabilidade e competitividade das empresas. 

A fase em que muitas empresas já estão é a união entre o mundo físico e o digital, criando experiências revolucionárias na forma como os colaboradores trabalham, como as empresas interagem com os seus clientes, e mais importante, na experiência de relacionamento que os clientes têm com os seus fornecedores. 

A verdadeira transformação digital envolve a criação de uma solução end-to-end que inclui digitalização, indexação, armazenamento, partilha, impressão (caso necessário) de documentos e automatização de fluxos de trabalho e de documentos, simples e complexos, assente nos mais exigentes níveis de segurança. E tudo isto pode ser realizado com a tecnologia que está já dentro das organizações: a infraestrutura de impressoras e multifunções Xerox®. 

“Mas a transformação digital é mais do que converter documentos em papel em arquivos digitais".

Os 3 pilares do local de trabalho mais inteligente 

A Tecnologia: atualmente as pessoas estão rodeadas por milhares de computadores, ligados à Internet, com interfaces inteligentes e simples. 

Mas mais do que as inovações no campo da tecnologia potenciadas pela capacidade de ligação à Rede e em Rede (IoT), a grande revolução advém da capacidade dessa mesma tecnologia eliminar os silos empresarias. Da capacidade de ligar infraestruturas, sistemas e pessoas, diversos e dispersos. 

Informação: dados, dados e mais dados. À medida que as conversações humanas se expandem no espaço e no tempo, mais a informação vai continuar a estar desestruturada. 

Virtualmente toda a informação vai estar disponível digitalmente, mas as organizações ainda vão ter que continuar a saber conviver com o formato digital e com todos os processos ou partes de processos em que o papel ainda é a base. 

É aqui que entra a Robotização e a IA. Estes sistemas terão que imperar para que não só se continue a acentuar a supressão do papel nos processos de trabalho, como e ainda mais importante, seja possível estruturar a informação numa base de conhecimento, capaz de adicionar produtividade, competitividade e valor ao negócio das empresas. 

Automação: estamos definitivamente numa era de evolução da forma como trabalhamos. Se na revolução industrial foram as tarefas de menor valor a serem automatizadas; hoje são as tarefas de valor e críticas para o desenvolvimento do negócio das empresas, que com base em sistemas inteligentes, já são possíveis de automatizar. 

Dito isto, podemos correr o risco de pensar que estamos a eliminar o elemento humano das tarefas de valor. Errado. Muitas das tarefas serão efectivamente suportadas por ferramentas inteligentes, mas isso apenas fará aumentar o número de pessoas com capacidades genéricas que poderão fazer tarefas complexas com o mínimo de treino, e ainda assim conseguir garantir a máxima qualidade. 

É a resposta ao paradigma do aumento da produtividade. Não porque se trabalha mais. Mas porque se trabalha melhor. 

Por outro lado, a deslocalização do local físico de trabalho também é potenciada por sistemas inteligentes de trabalho, dado que tarefas simples e complexas podem passar a ser realizadas de qualquer local, sem impactos na produtividade ou na segurança. 

Os sistemas de impressão são uma commodity indispensável 

Ao utilizarmos as redes digitais, um dos maiores desafios é conectar sistemas e plataformas tecnológicas que anteriormente nos habituámos a assumir que estavam em silos isolados sem possibilidade de integração e comunicação entre si. 

E as soluções passam pela facilidade de utilização para os utilizadores. Estes esperam poder interagir com a tecnologia do ambiente de escritório, da mesma forma como hoje lidam com as suas ferramentas pessoais: smartphone, tablet. 

Mas ainda é possível ir mais longe. Para os CIO uma infraestrutura de impressão comoditizada tem que conseguir libertar a sua equipa da resolução de problemas relacionados com a impressão, suporte aos utilizadores ou encomenda de consumíveis. 

Aqui reside o desafio a que os fornecedores de serviços geridos de impressão (MPS) têm vindo a dar resposta. 

E neste âmbito, a Xerox®, apontada como lider em serviços de gestão de impressão e documentos pelos principais analistas de mercado3, detém hoje a oferta mais diferenciadora e completa no mercado. 

Empresas como a Xerox® entendem que hoje os sistemas de impressão são efectivamente uma infraestrutura comoditizada, mas não paramos de investir na transformação do tradicional equipamento que copia, imprime e digitaliza, num verdadeiro assistente inteligente do local de trabalho capaz de fazer a união entre o papel e o digital. 

No entanto, e tendo em conta os amplos benefícios que as empresas têm em se moverem para o digital, é surpreendente que muitas ainda não tenham sequer começado. 

“Para comunicar e transmitir informação, é crucial que sistemas agora comoditizados como são um pc ou um multifunções estejam preparados para fazerem parte da solução".

Assistentes inteligentes do local de trabalho 

Segundo o mais recente estudo da Quocirca: “Print 2025 Evolution or Revolution?”, embora a união dos dois mundos (papel e electrónico) possa parecer uma ponte difícil de construir, essa ligação está a ser impulsionada por inovações estruturais que estão a ocorrer no setor da impressão. 

Com os olhos postos no futuro, a plataforma Xerox® ConnectKey transformou as impressoras e multifuncionais, em dispositivos com uma experiência de utilização semelhante a um Smartphone ou a um Tablet. 

Aliada a esta transformação, a Xerox® lançou ainda um Galeria de Apps que permite aos clientes, em alguns alguns casos sem custos, fazer a gestão e administração de aplicações prontas a utilizar, diretamente a partir do seu MFP. 

Destas Apps, destacam-se vários conectores com os principais repositories na cloud, bem como integrações já prontas para soluções tão distintas como Salesforce, Concur, WeTransfer, Amazon WorkDocs, entre outras. 

Mas não é só. Na biblioteca de Apps os clientes Xerox® têm já hoje disponíveis aplicativos que permitem dar resposta rápida a necessidades tão específicas como a Tradução Automática de Documentos (Xerox® Easy Translator) ou como a conversão de texto em ficheiros .mp3 (Xerox® Audio Documents). 

Se a IA vai finalmente começar a fazer as coisas, onde será o melhor lugar para começar? 

Nas previsões sobre IA, a PwC afirmou que 2018 foi o ano em que “IA começou a fazer coisas”. E o que é que isto quer dizer na prática? 

Que a IA está a entrar nas empresas pelo nível mais simples, relacionado com a automatização de processos. A idealização do “escritório sem papel”, de que a Xerox® começou a falar nos anos 70, com a IA a alterar a forma como se trabalha, estaremos mais próximos da meta do “escritório com pouco papel”. 

A capacidade de dotar a tradicional tecnologia de impressão e cópia com algoritmos complexos, permite fornecer ao local de trabalho moderno ferramentas que automatizam, entre outras coisas, a redução do consumo de papel, a impressão com elementos de segurança e apenas por utilizadores autorizados e a deteção automática de elementos confidenciais em documentos, inibindo a sua cópia ou digitalização. 

Numa perspetiva de manutenção, os equipamentos já permitem fazer cálculos probabilísticos com reduzida margem de erro, que entre outras coisas possibilitam comparar o desempenho esperado e o desempenho atual e realizar ajustes automáticos. E num futuro próximo, todos os dados e cálculos poderão ser usados para prever a necessidade de assistência proativa antes da falha no equipamento. 

“Em breve será possível, por exemplo para a escrita de um documento, selecionar um conjunto de tópicos e o sistema multifuncional fornecer-lhe (impresso ou em formato digital no seu email) um primeiro esboço do documento".

O que podemos esperar no futuro? 

Muito se tem escrito sobre os prós e contras da tecnologia no local de trabalho e a multiplicidade de formas como se está a redefinir a forma como trabalhamos atualmente. 

Mas não há como fugir da realidade dos factos. A revolução na forma de trabalhar tem inegáveis benefícios na produtividade e competitividade das empresas. 

Um grupo que não conhece essa revolução são os Millennials (também conhecidos por Geração Y), para os quais o mundo e a forma de trabalhar tem sido sempre assim. E a exigência não vai abrandar. A sua experiência com as ferramentas de trabalho terá que estar alinhada com a sua experiência com as ferramentas digitais que utilizam no âmbito pessoal. 

Em muitos momentos da revolução tecnológica, acabámos por ficar com a sensação de que estávamos a trabalhar para a tecnologia e não a colocar a tecnologia a trabalhar por nós. Mas essa realidade está a mudar radicalmente. 

Na Xerox®, os investigadores continuam a trabalhar nos desenvolvimentos futuros para os assistentes inteligentes do local de trabalho, e a simplificação da forma como o trabalho é feito é um dos pilares essenciais das inovações. 

E damos um exemplo. Pense na terrível sensação de ter que elaborar um document e ter apenas uma folha em branco? 

Para a Xerox®, a necessidade de transformação digital das organizações já foi há muito identificada. Ao identificar o que pode vir a ser, em cada momento, o futuro do ambiente de trabalho e de todas as infraestruturas a ele relacionados, a Xerox® detém o portfólio de soluções e serviços mais abrangente e capaz de unir os dois mundos; o do papel e o do digital, integrando de modo eficiente todos os fluxos documentais. 

A Xerox® acredita que a melhor forma de prever o futuro é inventá-lo e acredita que a inovação é o que define o futuro.

Enquanto líder em tecnologia e serviços de gestão de impressão (MPS), a Xerox®tem tentado, ao longo das últimas décadas, olhar sempre mais à frente, investindo na capacidade de inovação, transformação e de estabelecimento das parcerias certas, para cumprir o compromisso de transformar os desafios das empresas em resultados mensuráveis e sustentáveis ao longo dos anos.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext para a Xerox.