Gerir informação em papel num mundo digital

A transformação digital já não é uma novidade. De um momento para o outro, palavras como blockchain, machine learning, realidade virtual e inteligência artificial, passaram a fazer parte do nosso vocabulário recorrente

Mas, apesar das pequenas empresas trabalharem maioritariamente num mundo digital e de processamento de informação electrónica, processos tradicionais como a utilização de documentos em papel ainda desempenha uma função fundamental para a grande maioria dos negócios.

O estudo Office Insights 2018 da Canon, que analisa as práticas dos locais de trabalho em relação à gestão documental, revela que a impressão de documentos é ainda considerada uma necessidade para as empresas atuais, ainda que muitos negócios começaram já a investigar de que forma os métodos digitais podem trazer poupança de custos e de tempo.

Dos 2550 inquiridos, 45% das empresas dizem que nos próximos dois anos vão investir em soluções para otimizar os fluxos de trabalho dos seus documentos. Estando os dados no centro de todos os negócios, o processamento automatizado desta informação, através da digitalização de documentos em papel ou aplicações de gestão de fluxos de trabalho, tem-se tornado mais relevante.

No entanto, esta tendência traz consigo preocupações associadas como a proteção da informação eletrónica. Ou seja, as empresas têm não só que dedicar uma parte significativa do seu budget à aquisição de soluções documentais que respondam às necessidades do mundo de trabalho atual, como também investir em soluções de segurança de TI, que garantam a proteção dos seus dados. Preocupação que se intensifica com a entrada em vigor do RGPD este ano. Também o trabalho remoto, cada vez mais possibilitado pela versatilidade dos dispositivos móveis e pelas soluções cloud existentes, vêm acrescentar ainda mais desafios ao nível da segurança e gestão da informação.

Existe, por isso, a necessidade de procurar soluções práticas que consigam responder, de forma eficaz e eficiente, às mudanças na gestão de informação, e que permitam às empresas assegurar opções de conectividade, mobilidade e mais produtividade. A mais recente gama de impressoras e multifunções Canon i-SENSYS, oferecem grandes vantagens a todo tipo de empresas, independentemente da dimensão e do setor de atividade. Estes equipamentos compactos suportam trabalho flexível e possibilitam a personalização de fluxos de trabalho avançados, para assegurar uma produção de resultados com qualidade consistente a custos reduzidos. Equipados com funcionalidades inteligentes, a Canon reforçou a sua oferta de impressão monocromática para fazer face aos três principais desafios dos seus clientes: segurança, produtividade e controlo.

A gama i-SENSYS MF520 é constituída por impressoras multifunções de grande volume a preto e branco, perfeitas para pequenas e médias empresas e grupos de trabalho em grandes empresas que necessitam de impressão rápida, elevada qualidade e conectividade a dispositivos móveis. Já as impressoras multifunções da série i-SENSYS MF420 foram desenvolvidas a pensar nas necessidades das PME, oferecendo velocidade, durabilidade e qualidade. Além disso, a conectividade a dispositivos móveis ajudar a maximizar a produtividade tão procurada.

Por fim, a gama i-SENSYS LBP210 incorpora um conjunto de impressoras rápidas, com função de impressão monocromática frente e verso em A4, que foram concebidas para melhorar o fluxo do trabalho, a produtividade e reduzir os custos, tornando-as ideias para escritórios e pequenas e médias empresas. Graças a soluções que otimizam a autenticação, como o software Universal Login Manager ou as soluções uniFLOW online cloud e/ou servidor no local, é possível controlar o acesso ao equipamento, gerir permissões e proteger a segurança dos documentos em múltiplos equipamentos com a funcionalidade de impressão segura da Canon.

Por outro lado, a funcionalidade Mobile Portal melhora a conetividade sem fios direta sem comprometer a segurança da rede, permitindo imprimir com segurança a partir de tablets e smartphones. A compatibilidade com a app Canon PRINT Business e as plataformas AirPrint e Mopria suporta trabalho flexível através de funcionalidades de impressão e digitalização on-the-go. Estes novos equipamentos i-SENSYS são fáceis de instalar e estão prontos a utilizar em alguns minutos, incluindo uma gama de funcionalidades e benefícios que ajudam a reduzir a necessidade de uma manutenção contínua, bem como os custos totais de impressão.