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Existe ainda uma grande quantidade de informação empresarial que se encontra em documentos de texto, apresentações, gráficos, email, áudio, vídeo, páginas web e em software de escritório. Classificar dados como não-estruturados não significa que estes não têm qualquer estrutura – significa antes que não se encaixam em bases de dados ou como parte do modelo de dados relacionais empresarial. Sendo a grande maioria dos dados de uma empresa deste tipo, o conteúdo deixou os trabalhadores desconectados da informação que necessitam para serem produtivos e isto gera informação baseada em papel que deve ser capturada e levada para os sistemas de negócios mas que, no entanto, se mantem frequentemente não-estruturada.
Desafio
Não só existem muitos dados não-estruturados por todas as empresas, como a criação de novos dados nunca foi tão distribuída e a velocidade com que esta informação se movimenta nas redes e é armazenada estão a aumentar.
Gerir dados não-estruturados é extremamente importante se uma empresa quer melhorar a sua eficiência – bem como reduzir os custos de armazenamento e o cumprimento de regulamentos. Esta tarefa tem sido dolorosamente difícil devido ao tempo, recursos e despesas necessárias para introduzir manualmente, processar e classificar este enorme volume de dados. Este processo não é só bastante demorado, como também propenso a erros.
O trabalho não se tornará mais fácil por si só. Apesar dos nossos melhores esforços para encurralar o “animal não-estruturado”, este tipo de dados continua a crescer. Os analistas da Gartner preveem que este tipo de dados cresça 800% durante os próximos cinco anos, o que representa um verdadeiro desafio para as organizações que querem automatizar e melhorar a sua capacidade de perceber o seu negócio, antecipar o futuro e agir rapidamente perante o risco e as oportunidades. Se os empresários não tiverem o software certo para se preparem para estes futuros problemas de gestão de conteúdo, é melhor começarem a preparar-se.
A Abordagem “Digitalizar tudo”
Pior: muitos dos processos empresariais existem como dados não-estruturados na cabeça dos trabalhadores e sem qualquer abordagem para captura, gestão, comunicação, medição e melhoria. Quando as próprias atividades de trabalho não são estruturadas, o comportamento do dia-a-dia dos trabalhadores carece de coesão e eficiência.
Para muitas empresas, a reação instintiva é tentar digitalizar tudo o que está à vista e armazenar de forma a que fique guardado. Mas isto nada faz para resolver o problema dos dados não-estruturados. De facto, pode até tornar a situação pior: a não ser que a informação seja catalogada e identificada adequadamente, todo este conteúdo adicional tem de ser pesquisado manualmente cada vez que alguém quiser encontrar alguma coisa.
No ambiente vivido hoje, voltado para a informação, a forma como se processa dados críticos pode arruinar o negócio ou então torná-lo bem sucedido. Por isso, é crítico obter a informação certa para as pessoas certas, no tempo e formato indicados.
Mudar quanto aos dados não-estruturados
O elemento vital é introduzir inteligência e automação no processo de captura. Agora, em vez de serem adicionados à pilha de dados não-estruturados, os documentos são classificados com precisão de acordo com o seu conteúdo, a informação crítica é levantada de acordo com o seu contexto e depois validada e passada continuamente para as aplicações core business e workflows.
A Captura Inteligente com níveis elevados de precisão torna os dados não-estruturados em informação estruturada. Como tal, torna-se parte de um modelo de dados que podem ser indexados e integrados. Além disso, este processo pode ser feito no ponto de captura, mesmo em ambientes distribuídos. Assim, começa a ser possível criar uma captura, processamento, distribuição, armazenamento e solução de recuperação de informação end-to-end.
Conclusão
Quando esta abordagem é implementada de forma correcta e contínua, torna-se possível transformar processos dispendiosos e propensos a erros em operações simplificadas, geradoras de receita, que acrescentam valor. Ao automatizar estes processos, os colaboradores podem gastar mais tempo no que realmente importa – crescimento do negócio e melhoria da satisfação do cliente. |
