Uma pandemia ao serviço da transformação digital das organizações

E também nesta situação, a pandemia é totalmente democrática. Chega a todos os setores e a empresas de todas as dimensões.

À medida que as empresas começam a planear os próximos meses e anos, estão a tomar decisões difíceis com as melhores informações disponíveis mais ainda com muitas incógnitas, incluindo a possibilidade de a pandemia se estender no tempo, e de terem que ser implementadas novas mudanças em áreas tão diversas, como a educação, as viagens, as vendas a retalho, entre outras, mantendo uma perspetiva económica carregada de incertezas, e por certo viver com a necessidade permanente de adaptabilidade a novos cenários.

A pandemia da COVID-19 tem vindo a testar a capacidade de resposta das empresas fornecedoras de soluções de TI aos desafios das organizações, e este contexto trará (está já a trazer) mudanças estruturais no mercado. A pandemia levará por certo empresas de todos os setores a reavaliar e a fazer mudanças duradouras nas suas políticas de trabalho e a procurarem soluções para proteger os seus negócios a longo prazo.

O que a vertigem dos acontecimentos dos últimos meses veio comprovar é que de repente as empresas viram-se confrontadas com a necessidade de se reinventarem a todos os níveis e um deles foi exatamente a forma como o trabalho é realizado.

As empresas que achavam que teriam ainda muito tempo para iniciar verdadeiros projetos de transformação digital e implementar novas tecnologias para suportar a forma como o trabalho era realizado, depararam-se de um momento para o outro dentro de um abismo de sistemas que não comunicavam, workflows baseados em papel e trabalhadores que não possuíam ferramentas de trabalho remoto.

Segundo o estudo recente da Xerox “Future of Work” - os maiores desafios tecnológicos que os líderes enumeraram foram:

• Dificuldade no suporte remoto de TI (35%)

• Soluções inadequadas de fluxos de trabalho (27%)

• Ausência de ferramentas de comunicação e colaboração (22%)

• Ausência de soluções baseadas na cloud (10%)

Em Portugal, a realidade sentida na maioria das empresas confirmou largamente os resultados que o estudo apurou. A transformação digital das organizações passa por transformar documentos em papel, não apenas em arquivos digitais, mas em verdadeiros recursos digitais.

Digitalizar é a parte mais simples do processo, mas o desafio reside no facto de não ser possível gerir informação sensível de forma segura ou, para além de arquivar, conseguir indexar e extrair dados críticos ao desenvolvimento diário das operações, necessários para fazer avançar o negócio.

Se o foco está nas pessoas, não há transformação digital sem ferramentas de mobilidade

Todos os indicadores pré-pandemia apontavam na mesma direção: era necessário dotar as organizações e os colaboradores de ferramentas de trabalho mais inteligentes.

O que o estudo “Future of Work” revela, é que mais de 60% das empresas ainda estavam à procura do melhor momento para realizar estas mudanças e foram obrigadas a dar uma resposta de forma quase instantânea, dado que por força do teletrabalho, se encontraram no centro de uma transformação tecnológica, para a qual muitas não estavam preparadas.

Sabemos que o regresso ao local de trabalho está a ocorrer, mas existem muitas dúvidas sobre como este regresso será concretizado e que novas ferramentas serão necessárias para suportar uma realidade de trabalho híbrida (num misto de trabalho no escritório e remoto). A verdade é que todas as empresas trabalham de forma diferente, mas num ponto não existem dúvidas. Não há trabalho remoto sem infraestrutura de TI, segura e conectada, sem cloud, sem ferramentas de colaboração e sem soluções tecnológicas adaptadas a um local de trabalho híbrido. Das tarefas mais simples às mais complexas, o trabalho tem de ser realizado em qualquer local, sem impactos na produtividade e em especial, sem impactos na segurança da informação.

Não há mobilidade sem cloud e não pode haver cloud sem segurança

Antes da COVID-19 e da implementação do trabalho em casa, um terço das empresas afirmava que a segurança de acesso à rede e à informação eram os grandes desafios do teletrabalho.

A realidade é que apesar de a generalidade das empresas ter acelerado os seus processos de transformação para se adaptarem ao trabalho remoto e agora a uma realidade de trabalho híbrido, a mobilidade da força de trabalho é ainda um enorme desafio.

Não é suficiente pensarmos que apenas porque o trabalho remoto é uma realidade, tudo o que é necessário para que esse trabalho seja efetivo acontece por si só.

Enquanto as empresas não transformarem processos complexos e longos, em fluxos simples e digitais, de nada servirá terem ferramentas de mobilidade.

É necessário envolver as equipas, simplificar processos, remover o papel da equação, e transformar os fluxos de trabalho para que tenham o menor número de etapas possíveis, e assim, obter eficiência máxima.

E, se necessário, investir na formação das equipas sobre como trabalhar e aceder aos sistemas remotamente.

Na maioria das empresas (micro e PMEs portuguesas), o conceito de utilização da cloud são ainda sistemas híbridos muito insípidos onde a ligação existe, mas quase desligada do centro do trabalho e do negócio. Para os colaboradores a trabalhar em mobilidade, isso significa que os processos e fluxos documentais continuam fechados nos servidores da empresa, e só com grande dificuldade e dispêndio de tempo é possível aceder aos mesmos. Mas ao se colocar a cloud como essencial na forma como se trabalha e partilha informação, isso significa uma integração perfeita como todos os dispositivos móveis.

Mobilidade "as a Service"

Já pré-COVID-19 o estudo da Quocirca “Print 2025 Evolution or Revolution?” indicava que até 2025, 50% dos empregados estariam a trabalhar maioritariamente fora do tradicional local de trabalho. Se o conceito de Mobilidade como um Serviço (Mobility as a Service - MaaS) já fazia sentido, hoje então é imprescindível. Neste modelo, a informação é customizada em tempo real, e o foco está nas pessoas e nas suas necessidades.

A transformação digital torna as operações corporativas mais ágeis e integradas. Nunca foi tão rápido enviar mensagens, trocar informações ou conectar diferentes áreas e escritórios para encaminhar um documento ou discutir planos, projetos ou mesmo estratégias. Essa dinâmica tem implicado mudanças consideráveis em praticamente todos os mercados, entre eles o da impressão.

Apesar da expansão das novas tecnologias e conceitos, não se pode dizer que as impressoras tenham perdido espaço. Na verdade, as soluções de impressão estão a reinventar-se para atender às novas exigências das organizações. Se é verdade que hoje um Multifuncional é um equipamento comoditizado, a realidade é que as organizações estão a descobrir que podem ir muito além da impressão com os SMART MFP’s.

Mas mais do que imprimir documentos, o que as empresas procuram são ferramentas e serviços que agreguem valor às rotinas de trabalho. Ao se conseguir criar processos contínuos e sem bottle necks para os trabalhadores, as empresas estão a capacitar a organização como um todo, aumentando a produtividade e os seus resultados. Dessa forma, estaremos numa verdadeira estratégia Win/Win. 

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Xerox