iPortalDoc usa Inteligência Artificial como um aliado dos Recursos Humanos

Na versão 7.1 da Solução de Gestão Documental e de Processos, iPortalDoc, que será lançada brevemente, a Inteligência Artificial assume um papel fundamental na classificação automática de documentos, sem intervenção humana nem motores de OCR.

Telma Salgueiro, responsável pela equipa de I&D do iPortalDoc, começa por explicar como será o funcionamento desta nova funcionalidade. Segundo a responsável, “o mecanismo de Inteligência Artificial que vai integrar o iPortalDoc vai permitir que um documento ao dar entrada na Gestão Documental, para além de ser tipicamente classificado com a entidade remetente e destinatário, seja capaz de reconhecer, classificar e associar outras entidades envolvidas em determinado processo”, concluiu.

De que forma? Na receção de um e-mail com um contrato em anexo, por exemplo, o e-mail ao dar entrada no iPortalDoc é automaticamente classificado quanto ao tipo de documento e entidades envolvidas (remetente e destinatário). Simultaneamente, o sistema extrai o anexo que também classifica e guarda na respetiva pasta, mantendo o e-mail associado ao contrato.

No entanto, graças a este mecanismo vai ser também possível ler, classificar e associar, a determinado processo, entidades que sejam mencionadas no corpo de um e-mail/documento ou anexo, e que não são nem o remetente nem o destinatário principal. Esta interpretação é feita com base na informação da entidade existente na base de dados, e é muito útil para utilizar na pesquisa de documentos/processos.

Telma Salgueiro explica ainda que se “trata de uma evolução natural da Solução, como resposta às necessidades do mercado”. Reforçando que “não se trata de usar a tecnologia para substituir pessoas, muito pelo contrário, trata-se de as canalizar para tarefas que requerem, de facto, a sua intervenção”.  A responsável esclarece que a “classificação de documentos é geralmente o primeiro passo de um processo que é muito importante, até porque permite posteriormente uma pesquisa mais assertiva, mas que pode, de facto, ser mais automatizado e até diminuir muito a margem de erros”, terminou.

“A Inteligência Artificial é uma mais valia em processos de interação com atendimento automatizado.”

Telma Salgueiro explica ainda que este tipo de classificação automatizada irá funcionar também para a “gravação e arquivo de chamadas recebidas ou efetuadas por assistentes virtuais (Voicebots)”. No seguimento da chamada, com base na informação recolhida, o bot vai à base de dados verificar se esta informação já existe. Caso exista, em vez de o documento depois de dar entrada no iPortalDoc seguir um workflow de classificação, que teria de ser executado manualmente, consegue automaticamente classificá-lo com a informação que recolheu e avança para a próxima etapa do workflow. Tudo isto, num processo completamente automatizado.

Para quem trabalha nesta área da I&D sabe que “este é um caminho que as Empresas têm que percorrer, o de saber usar as suas Soluções para responder às necessidades do mercado, numa ótica de auxilio dos seus Recursos Humanos, que estão constantemente a ser solicitados para a execução de tarefas muito distintas”, terminou.