Instituto Politécnico de Santarém otimiza custos com solução atual de MPS

O IPSantarém é uma instituição de ensino superior politécnico público criada na década de 70, que conta com 4000 alunos e 500 colaboradores, integrando atualmente cinco Escolas Superiores: quatro em Santarém e uma em Rio Maior.

O Desafio

A instituição procurava uma solução moderna de Managed Print Services (MPS) que lhe permitisse solucionar os problemas que vinha a enfrentar na gestão de hardware/software de impressão e gestão e documentos. O objetivo era conseguir um maior controlo de custos financeiros e reduzir os custos operacionais. A Beltrão Coelho começou por realizar uma análise exaustiva do cenário: identificar a localização de todos os equipamentos de impressão existentes e dos utilizadores, correlacionando aos departamentos afetos; contagem do volume de impressão através de RMS (Remote Management System); análise detalhada dos custos. A Beltrão Coelho identificou cinco situações a melhorar. O IPSantarém já tinha o Equitrac instalado, que não comunicava, no entanto, com o sistema de gestão documental existente. Assim, os alunos não conseguiam acompanhar a evolução do seu plafond em tempo real (acesso via senha), o que ocasionava sobrecarga na secretaria e erros frequentes, já que as atualizações dos saldos eram feitas manualmente. Por outro lado, os alunos e colaboradores pretendiam imprimir via dispositivos móveis e não tinham essa possibilidade. Outro problema prendia-se com o facto dos alunos terem de aceder à rede do IPSantarém para imprimir ficheiros partilhados, o que implicava utilizar os PCs da instituição. Os outros dois desafios eram de ordem mais técnica: falta de conexão, incompatibilidade de drivers, encravamentos, entre outros, que dificultavam a intervenção do IT do IPSantarém. Verificava-se, ainda, um elevado stock de consumíveis, que exigia muito tempo do departamento administrativo.

A Solução

A Beltrão Coelho desenhou com o IPSantarém a melhor solução para otimizar toda a infraestrutura de cópia e impressão. Tendo em vista a sua uniformização, foram implementados 11 MFPs Xerox 3655, 23 MFPs 7220, nove MFPs 7830 e quatro MFPs 7855, todos com tecnologia Xerox ConnectKey. Em todos foi instalada uma solução NFC (Near Filed Connection), o que permitiu a impressão através de dispositivos móveis Android e iOS. Foi ainda instalado o software Equitrac (com a função follow me) para gerir fluxos através do AD e gestão e definição de políticas de utilizadores. A Beltrão Coelho criou uma API de integração entre o Equitrac e o sistema de Gestão Documental do IPSantarém. Foi, assim, criado um web service no Equitrac que permitiu enviar para esse sistema o saldo de cópias e plafond dos utilizadores, o que possibilitou a alteração automática dos plafonds através do sistemas de gestão documental. O Equitrac foi instalado num único print server, localizado no centro de informática do IPSantarém. O software foi configurado para uma gestão hierárquica das 5 diferentes unidades orgânicas, havendo um administrador de topo com acesso à totalidade dos dados. A Beltrão Coelho criou também a loja myapps, através da Xerox App Studio. A myapps simplificou a forma como administrativos e alunos do IPSantarém passaram a interagir com as impressoras. As aplicações instaladas foram a Print from Dropbox, Print from Office 365 e Print from URL. Com estas foi possível aos alunos navegar pelas pastas do Sharepoint online, Dropbox e pastas do servidor web do IPSantarém e imprimir os seus ficheiros diretamente do multifuncional, sem precisar entrar na rede do IPSantarém. Foi ainda instalado o sistema Remote Control Panel da Xerox que permitiu à equipa de TI do IPSantarém visualizar os painéis táteis dos multifuncionais instalados sem que estivessem na presença dos mesmos.

O Resultado

Para uma eficiente gestão do contrato, foi instalado o software YAWPrint, um RMS (remote management system) criado pela Beltrão Coelho, que deste modo passou a recolher automaticamente a contagem dos equipamentos e a receber alertas de futuras necessidades de consumíveis, o que permitiu dinamizar o serviço prestado através da monitorização on-time e proativa dos equipamentos. Com o design e instalação de todas estas soluções, o IPSantarém foi libertado da gestão do seu parque de impressão. Registou-se um aumento do tempo de disponibilidade dos equipamentos e a eliminação dos processos redundantes e sem valor acrescentado outrora realizados pelo departamento administrativo. Houve, também, uma libertação dos recursos de logística e a eliminação da necessidade de stock e armazenamento.