Empresas continuam a sentir dificuldades na gestão de informação

O estudo, que decorreu entre setembro e novembro de 2017, analisou os desafios que são enfrentados pelos CIO e outros stakeholders relevantes para os processos de negócio, bem como a forma como estão a lidar com os mesmos. Fornecer acesso ilimitado aos conteúdos, de forma segura e garantir que são facilmente “pesquisáveis” torna-se um desafio acrescido quando se consideram fatores como a pesquisa em vários sistemas de Enterprise Content Management (ECM) e Gestão Documental  assim como acessibilidade a documentos através de dispositivos móveis.

Os inquiridos avaliaram o acesso ilimitado (41%) e a facilidade de pesquisa (34%) como os seus principais desafios na gestão de informação. Por outro lado, 57% das empresas não faculta acesso a documentos através de dispositivos móveis e 44% admitem que fornecem aos utilizadores uma pesquisa fraca ou mesmo indisponível.  

Numa altura em que se fala de excesso de informação e de uma grande quantidadede conteúdos gerados e partilhados eletronicamente, apenas 53% das empresas inquiridas possuem um sistema de gestão documental ou de conteúdos dentro das suas organizações. Embora a criação de imagens e  de documentos faça parte do quotidiano das empresas nos últimos trinta anos, e as primeiras implementações importantes de sistemas de gestão documental tenham ocorrido há mais de vinte anos, apenas 31% possuem sistemas de gestão documental.

Do universo de inquiridos, 14% não dispõem de soluções de gestão documental nem de sistemas de gestão de informação (5% da pesquisa total) e, admitem que fazem partilha de ficheiros ou em cloud de forma “um pouco caótica”, sendo que 43% dependem de anexos de email e discos rígidos pessoais para partilha de documentos.

No estudo, 28% dos inquiridos referem o RGPD como o maior desafio para serviços de gestão documental. Cerca de 43% das empresas com menos de 50 colaboradores referem que não têm conhecimento suficientes sobre RGPD para fazer mudanças nos seus processos e sistemas. Por outro lado, 47% com mais de 500 colaboradores estão a repensar os seus processos de informação referente a clientes devido ao RGPD, reforçando a segurança e melhorando a gestão de registos.

As aplicações mais frequentes para processos de captura são referentes à contabilidade (contas a pagar (29%) e contas a receber (12%), seguidas de atendimento ao cliente (10%) e Recursos Humanos (8%)). Cerca de 36% captura para arquivo e 37% não tem nenhuma aplicação para processos de captura  – é o caso de empresas de pequena dimensão. Em relação a estas aplicações, 10% sentem falta de experiência e 11% necessitam de formação para saberem o que é possível fazer com as mesmas.

Apesar da natureza intangível de muitos dos benefícios, a aprovação de investimento na maioria das organizações é influenciada por critérios de retorno sobre o investimento. A pesquisa indica que um terço das iniciativas processuais e documentais retribui o investimento num período de 12 meses ou inferior, e dois terços em dois anos. 62% dos inquiridos estão a planear aumentar o seu investimento em sistemas de gestão documental e/ou de processos nos próximos dois anos.

“A forma como as pessoas trabalham hoje em dia influencia a forma como interagem com a informação para a mudança. O acesso fácil e intuitivo está a tornar-se mais importante para garantir que todos possam fazer o seu trabalho tão bem e de forma tão eficiente quanto possível”, afirma Marcel Cobussen, business development and product marketing manager da Konica Minolta Business Solutions Europe. “Uma boa estratégia de gestão da informação é fundamental para cada empresa responder a todos aqueles com quem esta se relaciona, garantindo a sua competitividade e compliance com os regulamentos em vigor”.