20 por cento da perda de produtividade associada à gestão documental

Os desafios relacionados com documentos desperdiçam o tempo dos funcionários e contribuem para uma perda de produtividade anual na ordem dos 20 por cento, o que, na prática, se traduz em mais de dois meses de trabalho. São estas as conclusões de um estudo conduzido pela IDC e solicitado pela OKI Europe

O White Paper, denominado "Os seus processos empresariais estão a obstruir as suas oportunidades de mercado? Impressão e gestão de documentos eficiente em termos de custos através de MFP Smart", foi conduzido por Jacqui Hendriks, diretora da divisão de investigação e consultoria dos European Managed Print Services and Document Solutions da IDC.

O relatório indica que o volume de dados que as empresas recebem terá aumentado seis vezes nos últimos cinco anos até 2015 e deverá continuar a um ritmo semelhante. O desafio, para as empresas, é compreender as informações a que têm acesso e fornecê-las de forma mais económica e mais célere.

O equilíbrio entre a necessidade de redução de custos operacionais e o aumento da produtividade é outro dos principais impulsionadores de muitas iniciativas no local de trabalho, aumentando o número de empresas que prestam mais atenção aos seus custos operacionais relacionados com a impressão e à procura de soluções que simplifiquem as suas atividades.

Outra das tendências que a IDC identificou dizem respeito ao impacto da crescente força de trabalho móvel, com a consultora a estimar que, em 2018, 75 por cento dos funcionários estarão a trabalhar a partir de casa, através de dispositivos móveis. A crescente força de trabalho móvel, por sua vez, criou uma necessidade crítica de acesso a qualquer hora e em qualquer local a informações precisas e seguras.

O White Paper aponta os MFP Smart como uma dessas respostas, devendo permitir imprimir facilmente e de forma segura a partir de todos os tipos de dispositivos móveis.

Os dispositivos que satisfaçam estes e outros critérios principais podem automatizar diversos processos e rapidamente proporcionar ganhos de produtividade para a empresa, de acordo com o relatório. Isto alinha os MFP Smart com os critérios de compra de 70 por cento das empresas europeias que adotariam ferramentas de processamento automático para aumentar a produtividade dos funcionários.