2019-11-20

NEGÓCIOS

Saiba como fazer uma gestão eficiente dos documentos da sua empresa

O acesso rápido à informação é cada vez mais imprescindível nas empresas e, para tal, um bom software de gestão documental é essencial

Nesse sentido, reunimos neste artigo as principais vantagens de apostar num bom sistema de gestão documental.

1. Reduz a perda de informação

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão documental é a redução significativa da perda de informação. Por mais organizado e eficiente que se seja, hoje em dia, é cada vez mais difícil guardar e garantir que a informação que chega diariamente, não se perde no meio de todo o stress do dia-a-dia de uma empresa. Ao automatizar todos os processos, entre eles Correspondência, Financeiro, Administrativo, Recursos Humanos, Comercial, Marketing, Jurídico, entre outros, torna-se mais fácil reunir e estruturar toda a informação e, acima de tudo, melhorar os níveis de rendimento.

2. Aumentar a segurança e controlo da informação

Um software de gestão documental permite que não haja fugas de informação e que se tenha um histórico completo do momento em que a informação entra na empresa, bem como todo o histórico de pessoas que acederam a essa informação, intervenções realizadas e outro tipo de ações associadas. Com este tipo de sistema consegue-se garantir de forma mais segura o controlo da informação que nos chega todos os dias.

3. Digitalização de documentos

Um dos principais objetivos das empresas é aumentar a sua produtividade e reduzir os custos. Ao utilizar um sistema de gestão documental, todos os documentos em papel irão ser digitalizados tornando mais fácil o acesso a esses documentos e ao mesmo tempo reduzindo custos, pois não será necessário estar constantemente a fotocopiar documentos cada vez que uma pessoa diferente os pretende consultar, ou a disponibilizar espaço para o seu armazenamento. Para além de lhe permitir reduzir custos, permite reduzir o impacto negativo no ambiente.

4. Aumento da produtividade

Com a digitalização de todos os documentos, como faturas, contratos, despesas, entre outros, qualquer pessoa da empresa consegue aceder rapidamente à informação e em qualquer lugar, pois o software de gestão documental funciona On-Premises e em Cloud Privada. Assim, o tempo que se poupa à procura de documentos pode ser alocado a outras tarefas mais produtivas para a empresa.

5. Facilidade de Pesquisa

Com um software de gestão documental é possível estruturar toda a informação e organizar todos os documentos da empresa de modo a que se consiga encontrar rapidamente o que se pretende sem perder muito tempo.

6. Possibilidade de medir a eficiência de recursos

Um sistema de gestão documental na Cloud ou através de software On-Premises disponibiliza sistemas de workflow, partilha e trabalho colaborativo, entre outros, o que permite medir a eficiência de recursos e perceber rapidamente no que se pode melhorar para que se consiga fazer uma gestão mais adequada desses recursos.

De que está à espera para implementar um sistema de gestão documental?

Comece hoje a automatizar os processos de trabalho na sua empresa com a adoção de um Software de Gestão Documental, aumentando a eficácia no tratamento e gestão das tarefas dos seus colaboradores e reduzindo custos.

Se pretender experimentar gratuitamente uma solução de gestão documental, peça aqui uma conta de teste.

 

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e IPBrick

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