A relevância dos sistemas de informação para os negócios

É certo que qualquer organização requer sistemas de informação que sustentem os seus processos operacionais e de gestão. Embora com diferentes requisitos em função da atividade, a desmaterialização documental, a centralização de dados e a partilha de informação são básicos indispensáveis a qualquer empresa. A consulta de uma ficha de produção para confirmar o estado do produto com a visibilidade da data de entrega, sem ter que efetuar inúmeros telefonemas, ou a aprovação automatizada de créditos sem correr corredores e gabinetes sem fim são alguns exemplos que muitos ainda se recordarão e que eram frequentes na ausência de sistemas de informação adequados.

À medida que os negócios vão evoluindo e a sua gestão se vai profissionalizando, torna-se evidente a necessidade de soluções tecnológicas e de gestão que potenciem o crescimento ano após ano. O rigor com o aumento da produtividade, o foco na eficiência e melhoria contínua, a disponibilidade e a qualidade da informação para apoio à decisão são fatores de sucesso críticos e incontornáveis.

Na evidência do dia a dia, estamos a falar de coisas tão simples como a redução dos tempos de produção/prestação de um serviço e a visualização da performance em tempo real, com alertas de desvios que exigem ações de recuperação ou otimização. Ou, por exemplo, ter uma visão consolidada da disponibilidade financeira da organização com identificação dos riscos associados ao ciclo de tesouraria e a capacidade de fundamentar decisões que possam exigir ações corretivas e/ou a definição de novas estratégias.

E qual o empresário que não idealiza controlar de forma exemplar o seu ciclo de aprovisionamento, garantindo que compra o melhor produto ao fornecedor, que oferece a melhor relação qualidade/preço e que vai ter o produto em stock o menor tempo possível satisfazendo, sem risco de rutura de stock, as encomendas atuais e previstas? E muitos outros exemplos poderíamos apresentar resultantes de uma boa exploração dos sistemas de informação.

Existem momentos em que a gestão é mais arrojada e ambiciona transformar, mudar e conquistar novos segmentos, mercados ou atrair novos perfis de clientes. A inovação, seja como causa ou consequência, é sempre um elemento presente neste contexto e acontece em várias dimensões: nas pessoas, na gestão, nos equipamentos e, necessariamente, nos sistemas.

Atualmente estamos a viver a transformação digital da maioria dos negócios cuja atividade se desenvolve na esfera digital: é lá que se procuram e encontram os potenciais clientes, onde se desenvolvem os principais processos e colaboram os novos talentos.

A tecnologia, e nela incluídos, os sistemas de informação alavancam esta transformação através de uma mudança estrutural para sistemas online que permitam a mobilidade e acessibilidade permanentes em qualquer lugar e através de qualquer dispositivo: computador, tablet ou telemóvel.

Esta realidade pode concretizar-se também em projetos específicos de dinamização de negócio, como a criação de uma loja online que permita escalar as vendas e chegar a novos públicos e localizações. Ou ainda para promoção do negócio (notoriedade) e monitorização de clientes nos canais sociais (gerir os clientes com base no seu perfil digital e social), novas abordagens que com investimentos marginais têm impacto de grande escala no crescimento do negócio e na transformação das organizações.

Ana Ribeiro, New Business Director da Sage